81 
Mấy ngày nay mình ngồi vẽ. Không phải vẽ tranh, mà vẽ luồng hệ thống và luồng dữ liệu cho một Spa của ông anh đang muốn đưa Lark Suite và AI vào vận hành.
Nghe thì có vẻ “vẽ vời” nhưng thật ra đây là bước mình luôn ưu tiên trước khi bắt tay vào bất cứ triển khai nào. Bởi vì nếu không có bức tranh tổng thể, bạn sẽ làm được phần này nhưng lại “đập” phần kia. Làm xong rồi lại sửa, sửa xong lại làm lại. Tốn thời gian, tốn tiền và quan trọng nhất là tốn niềm tin của đội ngũ.
Với Spa, luồng vận hành tưởng đơn giản nhưng khá nhiều nhánh. Từ lúc khách hàng đặt lịch, nhận tư vấn, chọn liệu trình, đến chăm sóc sau dịch vụ, rồi upsell, rồi nhắc lịch. Mỗi bước đều có dữ liệu cần thu, cần lưu và cần kết nối với nhau. Nếu không vẽ rõ từ đầu, dữ liệu sẽ nằm rải rác trên Lark Base một nơi, trên nhóm chat một nẻo, trên sổ tay nhân viên một góc.
Mình hay ví việc này giống chơi Lego. Trước khi xếp, bạn cần biết mình đang xây cái gì, mỗi miếng ghép nằm ở đâu trong tổng thể. Dù triển khai cuốn chiếu, làm từng phần một, nhưng mỗi phần đã được “đo ni” sẵn để khi ghép vào là khớp. Không phải kiểu làm xong mới phát hiện cái cửa sổ lệch cái tường.
Vài điều mình rút ra từ những lần vẽ luồng cho các anh em:
1. Vẽ luồng hệ thống trước, tức là ai làm gì, ở đâu, trên công cụ nào. Lark Messenger cho trao đổi nhanh, Lark Base cho quản lý dữ liệu khách hàng và liệu trình, Docs cho quy trình nội bộ. Mỗi công cụ có chỗ đứng rõ ràng thay vì nhồi hết vào một chỗ.
2. Luồng dữ liệu, tức là thông tin chạy từ đâu đến đâu, ai nhập, ai xem, AI hỗ trợ ở khúc nào. Ví dụ AI có thể hỗ trợ gợi ý liệu trình dựa trên lịch sử dịch vụ, hoặc tự động nhắc lịch chăm sóc sau 7 ngày. Nhưng muốn AI làm được thì dữ liệu phải sạch, phải đúng chỗ.
3. Bắt tay triển khai từng phần. Tuần này làm phần đặt lịch, tuần sau làm phần theo dõi liệu trình, tháng sau mới tính đến tự động hoá. Cuốn chiếu nhưng mỗi mảnh ghép đã có vị trí sẵn trong bản vẽ.
Chậm ở bước vẽ nhưng nhanh ở bước xây. Đó là cách dân Lười tiết kiệm sức cho đường dài.
VÀ DÂN LƯỜI NHƯ MÌNH VẪN THẾ
Muốn triển khai Lark Suite và AI cho vận hành, hãy vẽ trước khi xây. Làm cuốn chiếu từng phần nhưng mỗi phần phải là miếng Lego đã đo sẵn, ghép vào là khớp.
Bạn đang triển khai công cụ cho team theo cách nào? Vẽ trước hay vừa làm vừa sửa?
Hay bạn cần một người như Trung để vẽ ban đầu, để bạn dễ trao đổi hơn với đối tác thực thi?
Bửu Trung – Dân Lười, thích Tối ưu
