Ba tuần sau, mình nhắn hỏi ông anh xem hệ thống ghi chú dạo này ra sao. Không còn cái hưng phấn của buổi sáng hôm đó, chỉ có một khoảng lặng rồi câu trả lời ngắn gọn: “Để anh dọn lại đã, dạo này bận quá nên chưa đụng tới.”
Mình nghe cũng chẳng bất ngờ. Đây gần như là kịch bản chung của nhiều người từng máu lửa dựng cả một “bộ não thứ hai”, rồi lặng lẽ bỏ đó sau ba tuần đến một tháng.
Ba lý do khiến hệ thống ghi chú bị bỏ quên
Chỉ nhét vào mà không lấy ra
Phần lớn năng lượng bị dồn vào việc đưa thông tin vào hệ thống. Chúng ta lưu bài viết, chép ý tưởng, gom liên kết và tạo ghi chú mới, nhưng lại quên phần quan trọng hơn là lấy chúng ra dùng.
Một hệ thống chỉ được nạp vào mà không bao giờ được hỏi lại chẳng khác gì cái kho ngày càng chật. Nhìn thì đầy đủ nhưng chẳng giúp ích cho công việc thường ngày. Ghi chú cũng vậy, thiếu thói quen truy vấn thì công sức gõ vào chỉ trở thành gánh nặng dữ liệu cho tương lai.
Cố làm mọi thứ gọn gàng ngay từ đầu
Nhiều người, trong đó có ông anh, dành gần hết ba ngày đầu để dựng cấu trúc thư mục thật đẹp và đặt tên thẻ thật chỉn chu. Mỗi ghi chú mới đều kéo theo một câu hỏi: nên xếp nó ở đâu mới đúng chuẩn?
Việc phải phân loại liên tục đôi khi còn tốn sức hơn cả ghi chép. Người dùng nhanh đuối vì thấy duy trì hệ thống nặng hơn lúc chưa có hệ thống.
Đối xử mọi ghi chú như nhau
Không phải ghi chú nào cũng đáng được chăm chút như nhau. Có ghi chú chỉ cần sống một hai ngày rồi bỏ đi. Có ghi chú lại xứng đáng được giữ và trau chuốt để nhiều năm sau đọc lại vẫn hiểu, vẫn dùng được.
Nếu mọi thứ đều phải đi qua một quy trình tỉ mỉ, hệ thống sẽ sập dưới chính sức nặng của nó. Chẳng ai đủ sức chăm chút cho hàng trăm dòng ghi chú vụn mỗi ngày như thể đó là tài sản quý giá nhất đời mình.
Dọn hệ thống không có nghĩa là thất bại
Mỗi tuần, mình vẫn dành một khoảng thời gian để bỏ bớt kiến thức đã cũ hoặc không còn phù hợp với công việc hiện tại. Mình không cố giữ tất cả chỉ vì suy nghĩ “biết đâu sau này cần”.
Ôm quá nhiều thứ rồi kỳ vọng hệ thống luôn gọn gàng là điều gần như không tưởng. Tinh gọn định kỳ nên là một phần bình thường của quá trình sử dụng, không phải dấu hiệu cho thấy bạn đã làm sai.
Ba tuần chững lại của ông anh cũng vậy. Nó không chứng minh công cụ dở hay anh làm sai điều gì lớn. Nó chỉ là dữ liệu để biết phần nào đang thật sự được dùng và phần nào chỉ nằm đó cho có.
Sửa từ phần ấy, gọn bớt rồi đi tiếp vẫn tốt hơn bỏ hẳn chỉ vì tuần đầu quá tham.
Bạn có một hệ thống ghi chú từng được dựng lên rất hào hứng, nhưng giờ chỉ mở ra để nhìn chứ không còn dùng nữa không?
Bửu Trung, Dân Lười, thích Tối ưu
