Kiến thức nhiều năm, phân tán mười nơi
Bạn đọc một bài viết hay sáu tháng trước, lưu vào đâu đó, giờ không nhớ. Ghi chú từ buổi họp quan trọng nằm trong Google Docs, highlight sách nằm trong Kindle, ý tưởng dự án nằm trong Notes trên điện thoại. Kiến thức tích lũy nhiều năm nhưng phân tán khắp nơi; khi cần thì không tìm lại được.
Vấn đề không phải bạn đọc ít hay ghi chú ít. Vấn đề là kiến thức nằm rải rác mười nơi khác nhau, không ai “nhớ” giúp bạn mối liên hệ giữa chúng.
Nếu mọi thứ bạn từng đọc, từng ghi, từng nghĩ nằm trong một nơi duy nhất và bạn có thể hỏi nó bất cứ lúc nào bằng ngôn ngữ tự nhiên thì sao? Đó là ý tưởng đằng sau Everything Notebook, và Gemini Notebook (tên cũ NotebookLM) là công cụ để biến ý tưởng này thành hiện thực.
Everything Notebook là gì
Nhà văn Steven Johnson đã mô tả một thói quen mà ông duy trì suốt nhiều thập kỷ. Mỗi khi đọc sách, nghe một cuộc trò chuyện hay hoặc nảy ra ý tưởng, ông ghi tất cả vào cùng một nơi, không phân loại theo chủ đề, không tách riêng theo dự án. Ông gọi đó là Everything Notebook, tức cuốn sổ chứa mọi thứ.
Tại sao lại gộp hết? Vì khi kiến thức từ nhiều lĩnh vực nằm cạnh nhau, những mối liên hệ bất ngờ xuất hiện. Đoạn ghi chú về tâm lý học hành vi bỗng gợi ý cho chiến lược marketing. Highlight từ cuốn sách lịch sử lại giúp giải quyết bài toán thiết kế sản phẩm.
Trong thời đại AI, concept này mạnh hơn bao giờ hết. Trước đây, cuốn sổ Everything Notebook của Johnson là văn bản tĩnh, ông phải tự đọc lại và tự tìm liên kết. Giờ bạn có thể upload mọi thứ vào một Gemini Notebook duy nhất, rồi để AI giúp bạn tìm kiếm, tóm tắt và kết nối các mảnh kiến thức rời rạc.
Nghĩa là bạn không chỉ có một kho lưu trữ, bạn có một kho lưu trữ biết trả lời câu hỏi.
Bỏ gì vào Everything Notebook
Nguyên tắc là bỏ vào bất cứ thứ gì bạn muốn nhớ lâu hơn một tuần.
Bài viết đã đọc và thấy hay. Lưu dưới dạng PDF hoặc paste text. Những bài blog, bản tin newsletter, bài phân tích mà bạn muốn quay lại nhưng hay quên mất.
Ghi chú từ cuộc họp và workshop. Bạn ghi chép nhanh trong buổi họp, rồi ba tháng sau cần tìm lại quyết định đã thống nhất. Upload bản ghi chú vào notebook, sau này hỏi “quyết định về ngân sách Q3 là gì?” sẽ có câu trả lời ngay.
Highlight và ghi chú từ sách. Export highlights từ Kindle, Apple Books hoặc Readwise, rồi upload vào. Khi đọc cuốn mới và muốn liên hệ với cuốn cũ, hỏi AI so sánh hộ.
Transcript podcast và video. Dán link YouTube hoặc upload transcript. Kiến thức từ podcast dạng audio rất khó tìm lại, nhưng khi đã có transcript trong notebook thì truy vấn được như văn bản thường.
Tài liệu dự án và ý tưởng cá nhân. Brief dự án, kế hoạch, bản nháp, thậm chí nhật ký ý tưởng. Mọi thứ liên quan đến công việc và suy nghĩ của bạn đều có chỗ ở đây.
Ghi chú cá nhân và suy ngẫm. Những đoạn viết ngắn khi bạn suy nghĩ về một vấn đề, đúc rút bài học từ trải nghiệm hoặc phác thảo hướng đi mới. Đây là phần “cá nhân” nhất và cũng là phần AI khai thác hiệu quả nhất vì nó phản ánh góc nhìn riêng của bạn.
Không cần hoàn hảo hay sạch sẽ. Upload trước, sắp xếp sau. Giá trị của Everything Notebook nằm ở sự tích lũy dần dần, không phải sự hoàn chỉnh từ đầu.
Cách thiết lập Everything Notebook
Bước 1: tạo notebook. Vào notebooklm.google, tạo một notebook mới. Đặt tên rõ ràng, ví dụ “Kho não bộ 2026” hoặc “Everything — [tên bạn]”. Tên này giúp bạn phân biệt với các notebook dự án riêng lẻ.
Bước 2: upload dần, không upload ồ ạt. Gemini Notebook cho phép tối đa 50 nguồn. Đừng cố nhồi hết ngay ngày đầu. Bắt đầu với 10-15 tài liệu quan trọng nhất, những thứ bạn thường xuyên muốn tìm lại nhưng không nhớ nằm đâu. Mỗi tuần thêm 2-3 nguồn mới khi bạn đọc hoặc ghi chú thêm.
Bước 3: đặt tên nguồn có hệ thống. Khi upload, đặt tên mỗi nguồn theo format giúp tìm lại dễ. Ví dụ: “[Sách] Thinking Fast and Slow — highlights”, “[Họp] Sprint planning Q3 2026”, “[Bài viết] Chiến lược content 2026”. Phần tiền tố trong ngoặc vuông giúp bạn lọc nhanh khi danh sách nguồn dài ra.
Bước 4: dùng Configure Chat để đặt persona. Tính năng Configure Chat (hay Custom Instructions) cho phép bạn hướng dẫn AI cách trả lời. Với Everything Notebook, hãy đặt persona phù hợp.
Prompt mẫu cho Configure Chat: “Bạn là trợ lý tri thức cá nhân của tôi. Khi tôi hỏi, hãy trả lời dựa trên tài liệu đã upload, kèm trích dẫn nguồn. Ưu tiên kết nối các ý tưởng từ nhiều nguồn khác nhau. Trả lời bằng tiếng Việt, giữ nguyên thuật ngữ chuyên ngành bằng tiếng Anh.”
Persona này biến notebook từ công cụ tìm kiếm thụ động thành trợ lý chủ động kết nối kiến thức.
Dùng hàng ngày thế nào
Everything Notebook chỉ phát huy giá trị khi bạn thực sự dùng nó. Dưới đây là bốn cách dùng hàng ngày.
Morning review: bắt đầu ngày bằng câu hỏi. Mở notebook và hỏi một câu liên quan đến công việc hôm nay. Ví dụ: “Tôi đã ghi gì về chiến lược content Q3?” hoặc “Tóm tắt 3 ý quan trọng nhất từ cuốn sách tôi đọc tuần trước.” Cách này giúp bạn kết nối công việc hiện tại với kiến thức đã tích lũy, thay vì bắt đầu từ trang trắng mỗi sáng.
Research queries: tìm lại nhanh. Bạn nhớ mang máng đã đọc một thống kê về tỷ lệ chuyển đổi, nhưng không nhớ ở đâu. Thay vì lục lại email, Google Drive và Notion, hỏi notebook: “Tôi có tài liệu nào nói về conversion rate không?” AI sẽ tìm trong 50 nguồn và chỉ đúng đoạn.
Idea generation: để AI kết nối hộ. Đây là lúc concept Everything Notebook của Steven Johnson thực sự tỏa sáng. Hỏi những câu mở: “Có mối liên hệ nào giữa ghi chú về tâm lý hành vi và tài liệu marketing của tôi không?” hoặc “Dựa trên mọi thứ tôi đã upload, gợi ý 3 chủ đề bài viết mới.”
AI không sáng tạo từ hư không, nó tìm giao điểm giữa các mảnh kiến thức bạn đã có nhưng chưa kết nối. Kết quả đôi khi bất ngờ theo hướng tích cực.
Cross-pollination: kiến thức cũ gặp dự án mới. Mỗi khi bắt đầu dự án mới, hỏi notebook: “Tôi đã biết gì liên quan đến [chủ đề dự án mới]?” Có thể bạn quên rằng sáu tháng trước đã đọc một case study rất phù hợp. Everything Notebook nhớ hộ bạn.
Một số prompt mẫu hàng ngày: “Tôi đang viết bài về [chủ đề]. Dựa trên tất cả tài liệu trong notebook, có insight nào tôi nên tham khảo?” — “So sánh quan điểm từ [nguồn A] và [nguồn B] về vấn đề X.” — “Tóm tắt mọi thứ tôi đã ghi chú về [chủ đề] trong 3 bullet point.”
Giới hạn cần biết
Tối đa 50 nguồn. Đây là giới hạn quan trọng nhất. Bạn không thể dump toàn bộ Google Drive vào một notebook. Cần chọn lọc kỹ, ưu tiên tài liệu có giá trị lâu dài hơn tài liệu thời sự. Khi đầy 50, xem lại và thay thế nguồn ít dùng bằng nguồn mới hơn.
Không đồng bộ real-time. Nếu bạn cập nhật Google Doc gốc, notebook không tự cập nhật theo. Bạn cần xóa nguồn cũ và upload lại phiên bản mới. Đây là thao tác thủ công nhưng không quá mất thời gian.
Phù hợp text hơn hình ảnh. Gemini Notebook xử lý văn bản tốt, nhưng ảnh trong PDF đôi khi bị bỏ qua hoặc hiểu sai. Nếu tài liệu chủ yếu là biểu đồ và infographic, hiệu quả sẽ thấp hơn.
Không thay thế hệ thống ghi chú. Everything Notebook trong Gemini Notebook là nơi truy vấn kiến thức, không phải nơi viết ghi chú hàng ngày. Bạn vẫn cần Obsidian, Notion hoặc công cụ ghi chú riêng. Xem thêm tại sao cần kho tri thức để hiểu rõ hơn vai trò từng tầng trong hệ thống kiến thức cá nhân.
Câu hỏi thường gặp
50 nguồn có đủ cho một “Everything Notebook” không?
Đủ nếu bạn curate kỹ. Mỗi nguồn chứa được đến 500.000 từ, tương đương một cuốn sách dày. Bạn có thể gộp nhiều ghi chú nhỏ thành một tài liệu dài trước khi upload, như vậy 50 nguồn chứa được lượng kiến thức rất lớn. Ngoài ra, Gemini Notebook Plus cho phép đến 300 nguồn mỗi notebook.
Nên gộp nhiều notebook cũ vào một notebook mới không?
Tùy mục đích. Nếu bạn muốn một “bộ não” truy vấn được mọi thứ thì nên gộp. Nhưng notebook theo dự án cụ thể (ôn thi, nghiên cứu một đề tài) vẫn nên giữ riêng vì chúng phục vụ câu hỏi khác nhau. Cách hay nhất là giữ song song: một Everything Notebook cho kiến thức chung và các notebook riêng cho dự án ngắn hạn.
Upload nhiều ngôn ngữ vào cùng notebook được không?
Được. Gemini Notebook xử lý tốt tài liệu đa ngôn ngữ. Bạn có thể upload bài tiếng Anh, ghi chú tiếng Việt và tài liệu tiếng Nhật vào cùng một notebook, rồi hỏi bằng tiếng Việt. AI sẽ trả lời bằng ngôn ngữ bạn hỏi, kèm trích dẫn từ nguồn gốc bất kể ngôn ngữ nào.
Bài liên quan
- Deep Research trong Gemini Notebook — khi 50 nguồn chưa đủ, Deep Research giúp AI tự tìm thêm từ web
- Tại sao cần kho tri thức — nền tảng tư duy đằng sau Everything Notebook
- Gemini Notebook là gì — hướng dẫn cơ bản nếu bạn chưa dùng bao giờ
Bửu Trung — Dân Lười, thích Tối ưu.
Bạn đang lưu kiến thức ở bao nhiêu nơi? Đã thử gom hết vào một chỗ chưa? Kể cho mình nghe.
