Hai cách sắp tủ quần áo, hai cách sắp ý tưởng
Hình dung một tình huống quen thuộc: bạn có một tủ quần áo đầy ắp quần, áo, giày dép, phụ kiện. Tất cả cần được sắp xếp sao cho dễ tìm và dễ lựa chọn. Nhưng có hai cách sắp xếp hoàn toàn khác nhau.
Người A quyết định sắp xếp theo loại quần áo. Tầng trên để áo sơ mi, tầng giữa để quần jean, tầng dưới để giày. Mỗi loại lại chia nhỏ theo màu sắc. Giày thể thao ở một góc, giày công sở ở góc khác. Mọi thứ có vị trí cố định, có thứ bậc rõ ràng. Muốn tìm cái gì, chỉ cần nhớ nó là loại nào rồi đi thẳng tới. Cách này logic và có hệ thống, nhưng cái giá là phải quyết định từ đầu: áo sơ mi xanh kia sẽ ở tầng trên hay phải xếp vào quần áo công sở, vì bạn sắp đi họp?
Người B lại làm khác hẳn. Thứ ba sắp tới có cuộc phỏng vấn, nên B tập hợp lại một nhóm: áo sơ mi trắng, áo khoác đen, quần tây xám, giày loafer, cà vạt. Tất cả nằm trong một góc riêng, gắn nhãn “phỏng vấn công việc”. Cuối tuần sắp đến, B lại nhóm lại: áo thun, quần short, giày chạy bộ, mũ thể thao, gán nhãn “đi gym”. Ngày hẹn hò? Lại một nhóm khác: áo đen lịch sự, quần chino, giày da, tất đơn sắc, gắn nhãn “hẹn hò”.
Khi bạn muốn xem bộ quần áo cho một dịp cụ thể, chuyện gì xảy ra? Người A phải nghĩ: “Mình cần áo, rồi quần, rồi giày… lấy áo sơ mi trắng ở tầng trên, rồi tìm quần tây ở tầng giữa, rồi loafer ở góc giày công sở…” Tốn thời gian và mệt mỏi. Còn người B? Chỉ cần mở góc “phỏng vấn công việc” là có sẵn cả bộ.
Đó chính là khác biệt giữa hai cách tổ chức thông tin: phân loại (classification thinking, folder-first) và kết nối (connection thinking, link-first). Tư duy kết nối ghi chú không phải thay thế phân loại, mà là một lăng kính khác để nhìn cùng một vấn đề.
Tư duy phân loại: logic nhưng cứng nhắc
Tư duy phân loại là cách mà chúng ta được dạy từ nhỏ. Sách được chia theo thể loại: văn học, khoa học, lịch sử. File trên máy tính được lưu theo thư mục: Công việc, Cá nhân, Dự án. Hệ thống phân loại Dewey Decimal sắp xếp thư viện bằng cách gán mỗi quyển sách một mã số duy nhất, nằm ở một vị trí cố định.
Ưu điểm của phân loại rất rõ ràng. Nó cho phép bạn tạo ra cấu trúc rõ nét từ trước. Khi muốn tìm cái gì đó, bạn biết nó sẽ ở đâu. Nó an toàn, dự đoán được, và rất phù hợp khi số lượng thông tin còn ít, khi mọi thứ đều vừa vặn trong một hộp.
Nhưng ràng buộc của phân loại lại tiềm ẩn những vấn đề lớn. Bài viết về 4 bước CODE có thể được phân loại vào “hướng dẫn quản lý tri thức” hoặc “kỹ năng tư duy” hoặc “framework năng suất”. Một bài viết về tâm lý học có thể liên quan tới quản lý dự án, lãnh đạo, hoặc cả tự cải thiện. Bạn buộc phải chọn một thư mục chính, và phần còn lại sẽ bị lẩn tránh, bị quên lãng. Con người suy nghĩ không tuyến tính, nhưng thư mục thì có.
Hơn nữa, khi hệ thống phân loại phát triển, nó trở nên ngày càng phức tạp. Bạn phải tạo ra ngày càng nhiều thư mục con để chứa đựng các ý tưởng không vừa vặn. Cuối cùng, bạn lạc lối trong chính cây phân loại của mình.
Tuy nhiên, phân loại cũng có những lúc là cần thiết. Khi bạn đang xây dựng hệ thống mới từ đầu, hoặc khi quản lý lượng lớn thông tin cần truy cập nhanh chóng và tiêu chuẩn hóa, phân loại là cách tốt nhất. Vấn đề chỉ xuất hiện khi bạn cố buộc tất cả mọi thứ vào trong một mô hình phân loại duy nhất.
Tư duy kết nối: tự do nhưng dễ lạc đường
Tư duy kết nối lại ngược lại. Thay vì bắt đầu bằng cách tạo thư mục cứng nhắc, bạn bắt đầu bằng cách tạo mối liên kết giữa các ý tưởng. Mỗi ghi chú, mỗi ý tưởng là một node độc lập. Bạn kết nối nó với những ý tưởng liên quan. Khi thêm ghi chú mới, bạn không cần quyết định nó thuộc thư mục nào, bạn chỉ cần quyết định nó kết nối với ghi chú nào.
Cách tiếp cận này có gốc rễ từ lịch sử. Niklas Luhmann, nhà xã hội học Đức, đã phát triển phương pháp Zettelkasten (“hộp ghi chú”). Thay vì sắp xếp ghi chú thành thư mục, Luhmann sắp xếp chúng bằng liên kết: ghi chú này tham chiếu đến ghi chú kia, và cứ thế. Hệ thống của ông đã giúp ông công bố hơn 70 cuốn sách. Con số đó gợi ý rằng cách ông sắp xếp ý tưởng có hiệu quả thật sự.
Tư duy kết nối cho phép bạn khám phá các mối liên hệ mà bạn không thể dự đoán trước. Một ghi chú về tâm lý học nhận thức có thể được kết nối tới ghi chú về thiết kế trải nghiệm người dùng, mà bạn không bao giờ nghĩ rằng chúng liên quan. Nhưng chúng liên quan, và việc khám phá ra điều đó có thể dẫn đến ý tưởng hoàn toàn mới.
Thực tế, cách tư duy kết nối phù hợp hơn với cách não bộ chúng ta hoạt động. Não bộ không sắp xếp ký ức theo thư mục cứng nhắc. Thay vào đó, nó sắp xếp bằng kết nối: một ký ức kích hoạt ký ức khác. Tư duy kết nối ghi chú là sự phản ánh tự nhiên của quá trình tư duy con người.
Nhưng tư duy kết nối cũng có nhược điểm riêng. Khi bạn có quá nhiều kết nối, bạn có thể bị lạc lối. Bạn bắt đầu từ một ghi chú, nhưng rồi một kết nối dẫn tới kết nối khác, rồi đến kết nối thứ ba, và tất cả đều hợp lệ, đều thú vị. Bạn đã bao giờ mở Wikipedia, tìm kiếm một thứ gì đó, rồi 30 phút sau đang đọc bài viết hoàn toàn không liên quan tới nơi bạn bắt đầu? Đó là cái hiểm của kết nối mà không có cấu trúc. Bạn có tự do, nhưng không biết bắt đầu từ đâu hoặc dừng lại ở đâu.
Hơn nữa, khi có quá nhiều ghi chú với quá nhiều kết nối, bạn mất đi bức tranh toàn cảnh. Tất cả những gì bạn thấy là các kết nối riêng lẻ, chứ không phải hình dạng tổng thể của hệ thống.
Hai bên đối diện trong thực tế
Để thấy rõ hơn, hãy xem các công cụ khác nhau xử lý sự phân biệt này ra sao.
Google Docs là ví dụ điển hình của tư duy phân loại. Bạn tạo file, sắp xếp vào thư mục. Nếu muốn tham chiếu tới tài liệu khác, bạn phải chèn liên kết URL. Nó hoạt động, nhưng cấu trúc buộc bạn phải suy nghĩ về thư mục trước tiên.
Notion cố gắng kết hợp cả hai. Bạn có thể tạo cấu trúc phân loại dựa trên trang, nhưng cũng sử dụng “relation” để kết nối giữa các trang. Nó cung cấp tính linh hoạt của cả hai cách tiếp cận, nhưng cũng có thể khiến bạn choáng ngợp bởi quá nhiều lựa chọn.
Lark Wiki (công cụ wiki nội bộ) chủ yếu là phân loại. Bạn tạo wiki con, sắp xếp theo phòng ban hoặc dự án. Nó rất hữu ích để tài liệu hóa thứ đã được xác định trước.
Còn Obsidian? Obsidian được xây dựng dựa trên nền tảng kết nối. Liên kết hai chiều là yếu tố cốt lõi của Obsidian. Bạn sắp xếp ghi chú dưới dạng file Markdown trong thư mục, nhưng hình dạng thực sự của hệ thống đến từ các liên kết bạn tạo giữa chúng. Graph view cho phép bạn thấy tất cả kết nối một cách trực quan.
Giải pháp hybrid: sự kết hợp tốt nhất
Vậy, bạn nên chọn cái nào? Câu trả lời thực tế là không phải hoặc/hoặc, mà là cả hai.
Cách tốt nhất là sử dụng chiến lược lai ghép: phân loại cho cấu trúc macroscopic (những thứ lớn, cơ bản), kết nối cho mối quan hệ microscopic (chi tiết, mối liên hệ), và tags để cắt ngang xuyên suốt.
Thư mục để xây dựng bộ khung cơ bản. Nếu bạn là nhà báo, bạn có thể có thư mục theo chủ đề chính: “Chính trị”, “Kinh tế”, “Giáo dục”. Nếu làm việc cho công ty, có thể chia theo phòng ban: “Bán hàng”, “Marketing”, “Sản phẩm”. Những thư mục này cung cấp điểm bắt đầu, một cấu trúc chính để định hướng. Bạn không cần nhiều, 3 đến 5 thư mục chính là đủ.
Liên kết để tạo mối quan hệ tinh vi. Trong mỗi thư mục, bạn tạo ghi chú cụ thể. Một bài viết về “Tác động kinh tế của chính sách giáo dục” sẽ lưu trong thư mục “Giáo dục”, nhưng bạn cũng kết nối nó tới ghi chú trong thư mục “Kinh tế” về các chính sách kinh tế liên quan. Những kết nối này là nơi điều thú vị xảy ra, nơi bạn khám phá ra rằng hai thứ tưởng chừng riêng biệt lại ảnh hưởng lẫn nhau.
Tags để tạo cách nhìn ngang qua. Nếu muốn thấy tất cả ghi chú liên quan tới “dự báo” bất kể thuộc thư mục nào, bạn sử dụng tag #du-bao. Nếu muốn thấy tất cả ghi chú đánh dấu “cần theo dõi”, bạn dùng tag #can-theo-doi. Tags không thay thế phân loại hay liên kết, chúng bổ sung cho cả hai. Bài viết chi tiết về tags vs folders vs links mở rộng chủ đề này nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn.
Hãy quay lại ẩn dụ tủ quần áo. Bạn vẫn giữ các ngăn cơ bản: áo ở một chỗ, quần ở một chỗ, giày ở một chỗ. Nhưng sau đó, bạn tạo ra các nhóm kết nối: “bộ phỏng vấn công việc”, “bộ hẹn hò”, “bộ tập gym”. Và bạn gắn nhãn cho các bộ này dựa trên thuộc tính khác: “đầu mùa”, “thoải mái”, “sang trọng”, để lọc theo tiêu chí bổ sung. Cách này giữ được cấu trúc cơ bản của phân loại, sự linh hoạt của kết nối và tính xuyên suốt của tags.
Bài tập thực hành: hãy thử cả hai
Để thực sự hiểu được sự khác biệt giữa tư duy phân loại và tư duy kết nối, bạn cần thử cả hai.
Bước đầu tiên: lấy một chủ đề mà bạn quan tâm, bất kể nó là gì. Có thể là công việc, sở thích, hoặc một dự án cá nhân. Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn đang xây dựng hệ thống để lưu trữ tất cả ghi chú liên quan.
Nếu bạn dùng cách phân loại thuần, hãy bắt đầu bằng cách vẽ ra một cây phân loại. “Chủ đề A nên có nhóm con nào? Nhóm con đó nên có nhóm con con nào?” Viết cây này ra. Bạn sẽ nhận thấy rằng phải đoán trước mọi thứ, và phần lớn các dự đoán đó sẽ sai hoặc thiếu.
Nếu bạn dùng cách kết nối thuần, hãy bắt đầu bằng cách tạo từng ghi chú riêng lẻ. Mỗi ý tưởng là một ghi chú độc lập. Sau đó, tạo liên kết giữa chúng dựa trên mối quan hệ mà bạn cảm nhận. Bạn sẽ nhận thấy rằng cách này linh hoạt hơn, nhưng cũng dễ dàng trở nên rộng lẻo và khó kiểm soát.
Cuối cùng, hãy thử cách hybrid. Tạo 3 đến 5 thư mục chính cho chủ đề của bạn. Trong mỗi thư mục, tạo ghi chú cụ thể và kết nối chúng với nhau, cũng như với ghi chú trong thư mục khác. Gắn nhãn cho ghi chú dựa trên các thuộc tính ngang qua. Bạn sẽ nhận thấy rằng cách này kết hợp tốt nhất của cả hai: cấu trúc cơ bản từ phân loại, sự linh hoạt từ kết nối và tính xuyên suốt từ tags.
Lựa chọn công cụ phù hợp
Cho bất kỳ ai làm việc với thông tin, sự lựa chọn công cụ quan trọng. Một số công cụ trang bị sẵn cho bạn thành công với tư duy phân loại, những công cụ khác lại khuyến khích tư duy kết nối.
Nếu công ty hoặc nhóm đang sử dụng Google Docs, hãy chuẩn bị cho việc phải quản lý rất nhiều thư mục. Nó không hỗ trợ sẵn liên kết hai chiều, vì vậy bạn sẽ cảm thấy bị hạn chế nếu muốn suy nghĩ bằng cách kết nối.
Nếu bạn dùng Notion, bạn có khả năng kết nối các trang thông qua relations, nhưng cấu trúc mặc định vẫn tập trung vào thư mục và trang. Bạn có thể làm cho nó hoạt động với tư duy kết nối, nhưng nó không được xây dựng riêng cho điều đó.
Nếu bạn sử dụng Obsidian, bạn được hỗ trợ đầy đủ cho tư duy kết nối ghi chú, nhưng cũng cần tự tạo ra cấu trúc thư mục. Obsidian không ép buộc bạn vào một cách tiếp cận nào, nó cho phép bạn kết hợp cả hai nếu muốn. Đó là lý do Obsidian phù hợp đặc biệt tốt với chiến lược hybrid.
Sơ đồ tổ chức của bạn nên phản ánh cách bạn suy nghĩ, không phải cách một công cụ muốn bạn suy nghĩ. Nếu bạn đang xây dựng kho tri thức cá nhân, hãy chọn công cụ cho phép bạn tổ chức theo cách tự nhiên nhất với mình.
Tư duy hybrid là con đường
Tư duy phân loại và tư duy kết nối không phải hai lựa chọn loại trừ lẫn nhau. Chúng là hai khía cạnh của cùng một nhu cầu: sắp xếp thông tin sao cho bạn có thể tìm thấy nó, sử dụng nó và khám phá ra những mối liên hệ mới.
Một hệ thống tổ chức thông tin tốt sẽ sử dụng phân loại để tạo cấu trúc cơ bản (macro), liên kết để tạo mối quan hệ tinh vi (micro) và tags để tạo cách nhìn ngang qua. Nó là sự cân bằng: không quá cứng nhắc, nhưng cũng không quá lộn xộn.
Khi bạn bắt đầu tổ chức ghi chú, hãy nhớ rằng bạn không cần phải chọn. Bắt đầu với cấu trúc cơ bản (vài thư mục chính), rồi từ từ xây dựng liên kết khi chúng xuất hiện tự nhiên. Khi cần lọc hoặc nhìn theo cách khác, hãy dùng tags. Hệ thống của bạn sẽ phát triển theo thời gian, và đó là dấu hiệu của hệ thống sống động, không phải hệ thống tĩnh.
Cái quan trọng nhất? Bắt đầu. Không cần hoàn hảo. Sắp xếp thông tin theo cách cảm thấy tự nhiên với bạn, rồi từ từ tinh chỉnh khi bạn học hỏi thêm về cách chính mình suy nghĩ.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên chọn một cách và gắn bó hay kết hợp cả hai?
Kết hợp cả hai. Hầu hết các hệ thống tối ưu bắt đầu với phân loại cơ bản (vài thư mục chính), sau đó từ từ xây dựng liên kết khi bạn phát hiện mối quan hệ giữa các ý tưởng. Tags cũng rất hữu ích như một lớp linh hoạt thứ ba.
Quá nhiều liên kết có biến hệ thống thành bãi rác không?
Không, nếu bạn áp dụng nguyên tắc đơn giản: chỉ tạo liên kết khi nó có ý nghĩa thật sự. Một mối liên kết yếu vẫn tốt hơn không có liên kết. Chất lượng liên kết quan trọng hơn số lượng.
Phương pháp Zettelkasten của Luhmann có quá phức tạp để bắt đầu không?
Không. Luhmann sử dụng index card vật lý và viết tay. Ngày nay, Obsidian làm việc đó dễ hơn rất nhiều lần. Bạn chỉ cần bắt đầu: tạo ghi chú, kết nối chúng, lặp lại. Đó là tất cả.
Bài liên quan
- 4 bước CODE: từ thu hoạch đến đóng chai tri thức — quy trình CODE mà bước Organize cần paradigm phân loại/kết nối
- Liên kết hai chiều trong Obsidian — cách triển khai tư duy kết nối bằng wikilink và backlink
- Tags vs folders vs links — so sánh chi tiết ba phương pháp sắp xếp trong Obsidian
- Tại sao bạn cần kho tri thức cá nhân — lý do cần tổ chức thông tin, bài nền tảng
Nguồn tham khảo
[1] Get-Alfred.ai. Zettelkasten: Niklas Luhmann’s Networked Note-Taking System.
[2] Bob Doto. Zettelkasten, Linking Your Thinking, and Nick Milo’s Search for Ground.
[3] Zettelkasten.de. Introduction to the Zettelkasten Method.
Bửu Trung — Dân Lười, thích Tối ưu.
Bạn đang sắp xếp ghi chú theo cách nào? Folder-first, link-first, hay đã thử kết hợp hybrid? Chia sẻ với mình nhé.
