Sáng nay mở lại bộ sơ đồ tư duy về việc xây dựng Cơ sở dữ liệu Lark mà mình đã tổng hợp từ những trải nghiệm thực tế.
Thật sự, con đường từ “dân Lười” đến “quản trị hiệu quả” với Lark không hề ngắn, nhưng đầy bài học thú vị.
6/9 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN MÌNH RÚT RA:
1. Xác định mục tiêu và mức độ rõ ràng
Đừng vội vàng nhảy vào xây dựng, hãy dừng lại hỏi bản thân: “Mình cần Lark Base để làm gì?” Quản lý khách hàng? Theo dõi dự án? Hay đơn giản chỉ là muốn thay thế những file bảng tính rối rắm?
Với mình, việc xác định rõ từ đầu giúp tránh được tình trạng “làm xong rồi mới biết không phù hợp”.
Có khá nhiều case chỉ mở Lark Base ra là làm, quên đọc luôn những cái chi tiết hướng dẫn về nó.
2. Tuân thủ mô hình “Có – Ít – Thực cần”
Có: Những dữ liệu sẵn có, đang dùng ở đâu đó
Ít: Giảm thiểu phức tạp, chỉ giữ lại những thứ thật sự cần thiết
Thực cần: Tập trung vào nhu cầu thực tế, không làm “cho có”
Kinh nghiệm của mình: bắt đầu đơn giản, sau đó mở rộng dần. Đừng ham tạo ra “siêu phẩm” ngay từ đầu.
3. Đơn giản hóa quy trình làm việc
Lark Base không phải để khoe kỹ năng, mà để giải quyết vấn đề. Nếu đồng nghiệp nhìn vào mà “toát mồ hôi” thì chứng tỏ mình đã làm phức tạp quá.
Mình thường tự hỏi: “Liệu người khác có dùng được không?” Nếu câu trả lời là “không chắc” thì cần đơn giản hóa thêm.
4. Tận dụng tự động hóa (Workflow/Automation)
Đây chính là phần “Lười” mà mình yêu thích nhất! Lark có rất nhiều tính năng tự động hóa: từ gửi thông báo, cập nhật trạng thái, đến tạo báo cáo định kỳ.
Mẹo nhỏ: bắt đầu với những tác vụ lặp đi lặp lại hàng ngày. Ví dụ: tự động chuyển trạng thái công việc khi deadline đến gần.
5. Tối ưu hiệu suất
Không chỉ là tốc độ xử lý, mà còn là hiệu quả sử dụng. Thiết lập quyền truy cập hợp lý, tạo các dạng xem (View) phù hợp với từng vai trò, và quan trọng nhất – đào tạo team sử dụng đúng cách.
6. Checklist cho việc triển khai
Luôn có danh sách kiểm tra trước khi “go live”. Từ việc sao lưu dữ liệu cũ, test các tính năng, đến chuẩn bị hướng dẫn sử dụng cho team.
Bạn đang sử dụng Lark Base cho mục đích gì? Có gặp khó khăn nào trong việc thiết lập không? Hay bạn có những mẹo tối ưu nào muốn chia sẻ?
P/s: Hình là 1 phần mình hay vẽ mỗi khi ngồi với Team để tối ưu cùng Lark.
Bửu Trung – Dân Lười, thích Tối ưu
