59
Hôm qua có anh chị leader team 9 người inbox hỏi: “Trung ơi, team mình mới dùng Lark, bắt đầu Task thế nào cho đúng?”
Câu hỏi quen thuộc! Nhiều team nhỏ thường nghĩ công cụ xịn sẽ tự động giải quyết mọi thứ.
Với mình Mindset mới là chìa khóa.
1. MINDSET CÓ THỂ CHƯA ĐÚNG CỦA TEAM NHỎ:
“Team nhỏ thôi, không cần formal”
“Ai cũng biết ai làm gì rồi”
“Dùng Zalo tiện hơn”
“Setup phức tạp quá, không có thời gian”
“Tốn phí lại không được gì”
2. MINDSET PHÙ HỢP CHO TEAM NHỎ:
– Team nhỏ cần rõ ràng hơn team lớn
– Đầu tư thời gian setup ban đầu để tiết kiệm thời gian sau này
– Tập thói quen tốt từ sớm
3. NHỮNG ĐIỀU BẠN CÓ THỂ GẶP KHI SET TASK
Quan sát thực tế từ 20+ team mình đã hỗ trợ:
– Leader nghĩ “mọi người đều hiểu” nhưng thực tế ai cũng hiểu khác nhau
– Không có quy trình rõ ràng.
– Thông tin task nằm rải rác: Zalo, meeting…
– Không track được tiến độ thực tế
4. ĐỪNG PHỨC TẠP, ĐÔI KHI HÃY CƠ BẢN:
Bước 1: Setup đơn giản
– Tạo Task List cho team
– Cài đặt 3 trạng thái cơ bản: Chưa bắt đầu – Đang làm – Hoàn thành
– Thêm trường: Người giao – Người làm – Thời gian.
Bước 2: Quy định rõ ràng
– Tất cả task đều phải vào Lark (không Zalo nữa)
– Mỗi task phải có deadline cụ thể
– Update tiến độ
– Template task chuẩn
Đây là 1 mẫu bạn tham khảo:
Tên task: [Cụ thể, đo được]
Mô tả: [Mục tiêu + yêu cầu chi tiết]
Deadline: [Ngày giờ cụ thể]
Priority: [Cao/Trung bình/Thấp]
Output mong đợi: [Kết quả cụ thể]
Bước 3: Đánh giá và tối ưu (sau 1 tháng)**
– Task nào hay bị delay? Tại sao?
– Estimate time có chính xác không?
– Team có cần thêm tính năng gì?
5. VÀI ĐINH CÓ THỂ GIẪM:
– Đừng ham nhiều tính năng: Task List đơn giản đủ dùng
– Leader phải làm gương.
– Sự kiên nhẫn 21 ngày – Thói quen cần thời gian hình thành
– Sự khen ngợi
Task List trên Lark chỉ là công cụ. Mindset “làm việc có hệ thống” mới là thứ quyết định thành công.
Bài viết hơi dài, cũng nhân dịp tháng này và tháng sau ngồi với vài case để set dự án tối ưu cùng Lark.
Góc nhìn từ Bửu Trung – Dân Lười, thích Tối ưu
