Đang load 95% flow “SOLO TỐI ƯU ĐỂ LƯỜI” – Giảm 70% công việc vận hành để tập trung chuyên môn.
Ở bài trước, mình đã chia sẻ về những nỗi đau thường gặp của dân SOLO và tâm lý “một mình gánh tất cả”. Hôm nay, mình sẽ đi vào chi tiết những quy trình và công cụ cụ thể đã giúp mình tối ưu vận hành trong 2 năm qua.
Khi mới bắt đầu, mình cũng lúng túng giữa hàng trăm công cụ khác nhau: Notion, Trello, Asana, Monday, Google Workspace, Microsoft 365… Sau nhiều lần thử nghiệm và “thất bại” với nhiều lý do khác nhau, mình đã tìm ra bộ công cụ phù hợp cho chính mình.
BỘ CÔNG CỤ ĐỒNG HÀNH HÀNG NGÀY CỦA DÂN LƯỜI NHƯ MÌNH
Đừng bận tâm đến hàng trăm công cụ ngoài kia. Bắt đầu với 2-3 công cụ cốt lõi và làm chủ chúng:
1. Lark Suite – Trung tâm vận hành
Lark là lựa chọn hàng đầu vì:
- Tích hợp đa năng: Docs, Sheets, Base, Chat, Meeting, Wiki… tất cả trong một
- Giao diện trực quan: Dễ sử dụng, thân thiện với người mới
- Dữ liệu liên kết: Các thông tin được kết nối, tránh trùng lặp
- Automation mạnh mẽ: Tự động hóa quy trình mà không cần kỹ thuật cao
- Phiên bản miễn phí đủ dùng: Cực kỳ hào phóng so với đối thủ
Mình đặc biệt ấn tượng với Base của Lark – một công cụ như Airtable nhưng tích hợp sâu với các tính năng khác.
2. Google Workspace – Bổ trợ chuyên sâu
Mặc dù Lark là trung tâm, Google vẫn có một số điểm mạnh riêng:
- Gmail: Phản hồi nhanh với các form đăng ký hoặc kết hợp Email Marketing.
- Google Drive: Lưu trữ và chia sẻ file dung lượng lớn, hoặc khi cần kết hợp chạy với Automation.
- Google Forms: Thu thập thông tin từ khách hàng thông qua các Lead Magnet.
Google Sheet: lưu trự thông tin từ Form, kết hợp Automation, Appscript.
3. Một số công cụ bổ trợ
Tùy theo nhu cầu cụ thể, bạn có thể cần:
- Canva: Thiết kế đơn giản
- N8N: Tự động hóa giữa các ứng dụng (khi cần)
QUY TRÌNH VẬN HÀNH CHO DÂN SOLO
Giờ đến phần quan trọng nhất: cách bạn SỬ DỤNG các công cụ này. Đây là quy trình mình đã tối ưu qua thời gian:
Bước 1: Xây dựng Hệ thống Quản lý Tri thức (PKM)
Đầu tiên, bạn cần một nơi lưu trữ TẤT CẢ kiến thức, tài liệu, ý tưởng. Mình sử dụng Wiki trên Lark:
- Chia PKM thành các danh mục chính:
- Kiến thức chuyên môn
- Quy trình & SOP
- Ý tưởng & Brainstorm
- Nghiên cứu thị trường
- Tài liệu tham khảo
- Tạo template chuẩn cho mỗi loại tài liệu:
- Template tài liệu sản phẩm
- Template quy trình
- Template email mẫu
- Template phản hồi khách hàng
- Áp dụng phương pháp PARA:
- Projects: Các dự án đang làm
- Areas: Các lĩnh vực trách nhiệm
- Resources: Tài nguyên tham khảo
- Archives: Lưu trữ
“Tư duy FILTER là cái mình thấm nhất và ứng dụng liên tục để lọc cho mình những điều phù hợp và tối ưu nhất.”
Bước 2: Xây dựng Hệ thống Quản lý Công việc
Dùng Base trên Lark để tạo:
- Base Quản lý Dự án:
- Base Quản lý Khách hàng (CRM đơn giản):
- Base Quản lý Nội dung:
Bước 3: Tạo Quy trình Chuẩn (SOP) cho Mọi Công việc Lặp lại
Mỗi công việc bạn làm thường xuyên cần có SOP:
- SOP cho quy trình bán hàng:
- Từ tiếp nhận lead đến chăm sóc sau bán
- Template tin nhắn, email theo từng giai đoạn
- Checklist kiểm tra trước khi gửi báo giá
- SOP cho quy trình content:
- Research → Outline → Draft → Review → Publish
- Template cho từng loại content
- Checklist kiểm tra trước khi đăng
“Đôi khi tối ưu là đơn giản lại câu lệnh với các biến thể.”
Bước 4: Tự động hóa Mọi Thứ Có Thể
Đặt nguyên tắc: “Nếu làm 3 lần trở lên, hãy tự động hóa nó”.
- Automation trên Lark Base:
- Email automation:
- Automation đơn giản với N8N:
BỐN NGUYÊN TẮC TỐI ƯU CHO DÂN SOLO
Khi áp dụng bất kỳ quy trình nào, hãy tuân theo 4 nguyên tắc này:
1. Nguyên tắc “Touch-It-Once”
Khi bạn tiếp xúc với một thông tin, xử lý nó NGAY LẬP TỨC:
- Email → Phản hồi hoặc lưu trữ hoặc xóa
- Ý tưởng → Ghi lại vào Idea Bank
- Task mới → Đưa vào hệ thống, gán deadline
- Vấn đề → Giải quyết hoặc lên kế hoạch giải quyết
Không để thông tin “treo” trong đầu – điều này tiêu tốn năng lượng tinh thần.
2. Nguyên tắc “Measure Everything”
Bạn không thể cải thiện điều bạn không đo lường:
- Thời gian cho mỗi loại task
- Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn
- ROI của mỗi hoạt động
- Conversion rate của mỗi kênh
3. Nguyên tắc “Review & Refine”
Dành thời gian review quy trình đều đặn:
- Weekly review: Kiểm tra mục tiêu tuần
- Monthly review: Đánh giá quy trình, tối ưu
- Quarterly review: Đánh giá lại toàn bộ hệ thống
Bạn có quan tâm luôn Nguyên tắc số 4
“Tư duy CLEAR and FILTER là 2 cái mình thấm nhất và ứng dụng liên tục để lọc cho mình những điều phù hợp và tối ưu nhất.”
LỜI KHUYÊN CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU
- Bắt đầu nhỏ, đừng cố làm tất cả cùng lúc
- Chọn MỘT quy trình để tối ưu trước (VD: quản lý task)
- Làm chủ quy trình đó rồi mới mở rộng
- Ưu tiên theo thứ tự
- Dành thời gian để học công cụ
- Liên tục đánh giá và điều chỉnh
- Quy trình không phải là cố định
- Thay đổi khi bạn phát triển
Trong bài tiếp theo, mình sẽ chia sẻ chi tiết về cách tận dụng AI để tạo ra một “biệt đội trợ lý” giúp bạn nhàn hơn gấp 3 lần. Đó là phần cuối cùng để hoàn thiện hệ thống “SOLO TỐI ƯU ĐỂ LƯỜI”.
Bạn đã sử dụng công cụ nào trong số những công cụ mình đề cập? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn dưới phần bình luận nhé.
Bửu Trung – Dân Lười, thích Tối ưu
#SOLO #luoithichtoiuu #buutrung #lazyAI
