Cẩm nang Google AI cho doanh nghiệp dùng Google Workspace

Các bước thực hiện

1. Quản trị viên và người phụ trách xác nhận nhóm người dùng, quyền dùng Gemini và các dịch vụ Workspace được phép.
2. Định nghĩa khuôn bản tóm tắt gồm lịch, quyết định cần chuẩn bị, email cần trả lời, rủi ro và tài liệu nguồn.
3. Chạy bằng chính quyền của người nhận bản tóm tắt, không dùng tài khoản dịch vụ để vượt quyền truy cập.
4. Yêu cầu Gemini ghi nguồn và đánh dấu thông tin còn thiếu.
5. Trợ lý giám đốc hoặc người phụ trách rà các mục nhạy cảm trước khi gửi.
6. Lưu bản tóm tắt ở nơi có chính sách lưu trữ và chia sẻ phù hợp, không tạo bản sao lan rộng.

Prompt mẫu

Tạo bản tóm tắt điều hành cho [NGÀY] dựa trên Gmail, Calendar và Drive mà người dùng hiện tại có quyền truy cập.

Đầu ra gồm:
1. Lịch và mục tiêu của từng cuộc họp.
2. Quyết định cần chuẩn bị.
3. Email cần trả lời trong hôm nay.
4. Rủi ro, việc phụ thuộc hoặc trùng lịch.
5. Tài liệu cần đọc trước.

Mỗi mục quan trọng phải có nguồn. Không suy ra hạn chót. Không tổng hợp nội dung từ tài liệu mà người dùng không có quyền xem. Với thông tin nhạy cảm, chỉ nêu ở mức cần biết và dẫn đường dẫn về nguồn thay vì chép toàn bộ.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bản tóm tắt ngắn, có nguồn và đúng phạm vi quyền.

Kiểm soát doanh nghiệp

Đây là mẫu chuẩn cho doanh nghiệp. Có thể triển khai cho từng nhóm và đo tỷ lệ bản tóm tắt được dùng, số lỗi nguồn và thời gian tiết kiệm được.

Các bước thực hiện

1. Chuyển SLA thành quy tắc kiểm được, gồm loại yêu cầu, mức ưu tiên, thời gian phản hồi và trường hợp phải chuyển cấp.
2. Chạy bằng tay trên một lô email cũ để đo độ chính xác.
3. Dùng Gemini trích loại yêu cầu, hạn chót có trong email và soạn bản nháp.
4. Đưa kết quả vào hàng đợi hoặc Sheet có các cột AI_output, Human_review, Final.
5. Chỉ khi đạt ngưỡng chính xác mới dùng Workspace Studio để tự động phân luồng hoặc tạo bản nháp.
6. Với nhóm rủi ro cao, chỉ gửi sau khi có người phê duyệt.

Prompt mẫu

Phân loại email theo bảng SLA sau:
[BẢNG SLA]

Trả về các cột:
Category | Priority | SLA_due | Missing_info | Escalate | Draft_reply

Không tự đặt SLA nếu không khớp quy tắc nào. Nếu thiếu dữ liệu, đặt Escalate=REVIEW.
Bản nháp không được tạo cam kết mới, không thay đổi điều khoản và không xác nhận đã hoàn tất khi chưa có bằng chứng.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Hàng đợi xử lý email theo SLA, truy vết được từng quyết định.

Kiểm soát doanh nghiệp

Quản lý theo nhóm người dùng và đơn vị tổ chức, dùng cài đặt của quản trị viên và nhật ký kiểm tra. Với dữ liệu nhạy cảm, bật chống rò rỉ dữ liệu trước khi mở rộng.

Các bước thực hiện

1. Xác định mã khách hàng và thư mục nguồn chính.
2. Yêu cầu Gemini lập dòng thời gian tương tác từ email và lịch.
3. Đối chiếu đề xuất, báo giá, hợp đồng và ghi chú trong Drive.
4. Tách riêng bốn nhóm gồm sự việc đã rõ, câu hỏi còn mở, cam kết của hai bên và bước nên làm tiếp.
5. Nhân viên kinh doanh phụ trách kiểm các con số, giá, điều khoản và trạng thái thương vụ.
6. Lưu bản chuẩn bị cạnh thư mục khách hàng và ghi hạn dùng nếu dữ liệu thay đổi nhanh.

Prompt mẫu

Tạo bản chuẩn bị về khách hàng [KHÁCH HÀNG] trong khoảng [THỜI GIAN].

Chỉ dùng nguồn Gmail, Calendar và Drive mà tôi có quyền.
Đầu ra gồm:
- Dòng thời gian tương tác.
- Các bên liên quan phía khách hàng.
- Nhu cầu và vấn đề khách đã nêu.
- Cam kết của hai bên.
- Đề xuất, báo giá, hợp đồng liên quan.
- Câu hỏi còn mở.
- 5 câu hỏi nên chuẩn bị cho buổi gặp.

Không suy ra ngân sách, ý định mua hay mức độ hài lòng nếu nguồn không nêu. Mỗi dữ kiện quan trọng phải có nguồn.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bản chuẩn bị có dòng thời gian và nguồn.

Kiểm soát doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên quy định CRM là nơi giữ dữ liệu gốc về khách hàng, tránh biến bản chuẩn bị trong Docs thành một CRM song song.

Các bước thực hiện

1. Trước họp, tạo bản chuẩn bị từ Calendar, Drive và email liên quan.
2. Trong họp, chỉ dùng tính năng ghi chú hoặc ghi lời nói khi gói, chính sách và sự đồng ý của người tham dự cho phép.
3. Sau họp, bắt buộc đầu ra gồm quyết định, đầu việc, người phụ trách, hạn chót và câu hỏi chưa giải quyết.
4. Người phụ trách xác nhận trước khi tạo đầu việc hoặc gửi email theo dõi.
5. Ghi các quyết định dài hạn vào sổ quyết định của dự án.
6. Đo tỷ lệ đầu việc có người phụ trách và hạn chót, cùng số đầu việc bị bỏ sót.

Prompt mẫu

Từ ghi chú hoặc bản ghi cuộc họp này, tạo biên bản theo các cột:
Decision | Action | Owner | Deadline | Evidence/quote reference | Open_question

Không tự gán người phụ trách hoặc hạn chót nếu cuộc họp chưa chốt, khi đó ghi REVIEW.
Tách rõ “đề xuất” và “quyết định”.
Sau bảng, soạn bản nháp email theo dõi tối đa 200 từ.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Biên bản họp và email theo dõi có cấu trúc.

Kiểm soát doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tự động hóa phần soạn nháp và phân luồng, nhưng không bỏ bước phê duyệt với quyết định quan trọng.

Các bước thực hiện

1. Thiết kế thư mục và cách đặt tên để phân biệt bản hoàn chỉnh, bản đang làm và bản lưu trữ.
2. Gán người phụ trách cho sổ quyết định và báo cáo tiến độ.
3. Yêu cầu Gemini lập danh mục tài liệu theo đúng quyền của người dùng.
4. Tạo bản cập nhật gồm mục tiêu, các mốc, quyết định, vướng mắc, người phụ trách và bước tiếp theo.
5. Đối chiếu với báo cáo tiến độ mới nhất.
6. Lưu bản cập nhật kèm thời điểm tạo, không dùng nó làm nguồn lâu dài.

Prompt mẫu

Tạo bản cập nhật dự án từ Shared Drive [PHẠM VI].

Ưu tiên nguồn theo thứ tự:
1. Sổ quyết định.
2. Báo cáo tiến độ mới nhất.
3. Tài liệu hoàn chỉnh.
4. Tài liệu đang soạn.

Trả về mục tiêu, các mốc, quyết định đã chốt, vướng mắc, người phụ trách, hạn chót và tài liệu cần đọc.
Nếu các nguồn mâu thuẫn, nêu rõ. Không dùng file lưu trữ để kết luận, trừ khi cần tra lịch sử.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bản cập nhật dự án có thứ tự ưu tiên nguồn rõ ràng.

Kiểm soát doanh nghiệp

Có thể kết hợp nhãn phân loại dữ liệu và chống rò rỉ dữ liệu cho các thư mục nhạy cảm.

Các bước thực hiện

1. Viết rõ câu hỏi cần quyết định và hạn chót ra quyết định.
2. Gom bằng chứng vào Drive hoặc Notebook, tách nguồn chính và nguồn phụ.
3. Yêu cầu Gemini lập bảng bằng chứng trước khi đưa đề xuất.
4. Viết các phương án kèm đánh đổi, rủi ro và khả năng đảo ngược.
5. Người phê duyệt rà dữ kiện, giả định và đề xuất.
6. Lưu quyết định, ngày, người phụ trách và điều kiện cần xem xét lại.

Prompt mẫu

Tạo bản ghi nhớ quyết định cho câu hỏi [CÂU HỎI].

Cấu trúc gồm:
- Bối cảnh.
- Điều cần quyết định.
- Bảng bằng chứng.
- Dữ kiện.
- Giả định.
- Các phương án và đánh đổi.
- Rủi ro.
- Đề xuất ở dạng bản nháp.
- Điều kiện khiến quyết định cần xem xét lại.

Không biến đề xuất thành dữ kiện. Mỗi dữ kiện quan trọng phải truy được về nguồn.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bản ghi nhớ quyết định truy vết được từ bằng chứng tới phê duyệt.

Kiểm soát doanh nghiệp

Giới hạn quyền chỉnh sửa, giữ lịch sử sửa đổi và áp thời gian lưu trữ theo chính sách.

Các bước thực hiện

1. Chọn các nguồn chính thức và loại bỏ bản nháp cũ.
2. Dùng AI trích sơ đồ quy trình và chỉ ra điểm mơ hồ.
3. Người phụ trách xác nhận các bước, ngoại lệ và trường hợp chuyển cấp.
4. Viết SOP có phiên bản, ngày hiệu lực, người duyệt và ngày rà soát kế tiếp.
5. Chạy thử với một người chưa tham gia viết SOP.
6. Đưa góp ý vào bản sửa đổi có ghi nhận, không sửa âm thầm.

Prompt mẫu

Từ các nguồn được chỉ định, tạo SOP theo mẫu sau:
Mục đích | Phạm vi | Điểm bắt đầu | Đầu vào | Vai trò | Các bước | Điểm quyết định | Đầu ra | Kiểm tra | Ngoại lệ | Chuyển cấp | Người phụ trách | Người duyệt | Phiên bản | Ngày rà soát

Không tự tạo chính sách. Chỗ thiếu nguồn phải ghi [CẦN XÁC NHẬN].
Mỗi bước phải có thao tác và đầu ra kiểm được.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

SOP có người phụ trách, người duyệt và lịch sử sửa đổi.

Kiểm soát doanh nghiệp

Có thể kết hợp quy trình phê duyệt hoặc Workspace Studio để nhắc chu kỳ rà soát.

Các bước thực hiện

1. Chọn một chủ đề rõ và người phụ trách.
2. Phân loại nguồn thành chính thức, tham khảo và hết hiệu lực.
3. Nạp nguồn theo đúng quyền, tránh đưa tài liệu không cần thiết.
4. Soạn bộ câu hỏi chuẩn và các dạng đầu ra như câu hỏi thường gặp, báo cáo, bản tổng quan.
5. Kiểm việc trích dẫn nguồn và cách xử lý khi các nguồn mâu thuẫn.
6. Đặt chu kỳ rà soát để thay nguồn cũ.

Prompt mẫu

Notebook này phục vụ [NHÓM/CHỦ ĐỀ].

Quy tắc trả lời:
- Chỉ dựa trên nguồn trong notebook.
- Ưu tiên nguồn chính thức.
- Ghi nguồn cho nhận định quan trọng.
- Khi các nguồn mâu thuẫn, trình bày rõ mâu thuẫn.
- Khi không đủ nguồn, trả lời “chưa đủ bằng chứng”.

Hãy tạo bản đồ tri thức, bộ câu hỏi thường gặp, danh sách điểm mâu thuẫn và các nguồn cần bổ sung.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Kho tri thức bám nguồn cho cả nhóm.

Kiểm soát doanh nghiệp

Nếu dùng phiên bản riêng trên Google Cloud, cần đánh giá lại phân quyền, VPC Service Controls và các lớp kiểm soát tương ứng, không mặc định giống notebook trong Workspace.

Các bước thực hiện

1. Xác định phạm vi rà soát và câu hỏi cụ thể.
2. Nạp các tài liệu được phép, đánh dấu bản chính thức.
3. Yêu cầu AI lập bảng đối chiếu theo từng điều khoản, không đưa kết luận pháp lý.
4. Đối chiếu từng điểm với chính sách hoặc danh sách kiểm tra.
5. Gắn trích dẫn nguồn và đánh dấu mục cần chuyên gia xem.
6. Chuyên gia rà soát trước mọi quyết định hoặc phản hồi gửi đối tác.

Prompt mẫu

So sánh tài liệu A với chính sách B theo danh sách kiểm tra [DANH SÁCH KIỂM TRA].

Trả về bảng gồm các cột:
Chủ đề | Điều khoản hợp đồng | Yêu cầu của chính sách | Khớp/Thiếu/Chưa rõ | Trích dẫn nguồn | Cần chuyên gia xem

Không đưa ra kết luận pháp lý. Không suy ra điều khoản không có trong nguồn. Với nội dung mơ hồ, ghi “Chưa rõ”.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bảng đối chiếu điều khoản có trích dẫn nguồn.

Kiểm soát doanh nghiệp

Kết hợp phân loại dữ liệu, chống rò rỉ dữ liệu và nguyên tắc cấp quyền tối thiểu. Với dữ liệu cực kỳ nhạy cảm, cân nhắc kiến trúc Google Cloud phù hợp.

Các bước thực hiện

1. Định nghĩa bộ nhãn và người phụ trách.
2. Tạo bộ mẫu chuẩn do chuyên gia gắn nhãn.
3. Chạy AI trên một lô nhỏ.
4. Đo độ chính xác theo từng nhãn, không chỉ nhìn độ chính xác tổng.
5. Giữ các cột AI_output, Reviewer, Final.
6. Chỉ mở rộng khi đạt ngưỡng và đã có cách xử lý ngoại lệ.

Prompt mẫu

Phân loại [NỘI DUNG] vào đúng một nhãn trong danh sách sau:
[BỘ NHÃN VÀ ĐỊNH NGHĨA]

Chỉ trả về nhãn. Nếu không đủ dữ liệu, trả về REVIEW.
Không dùng kiến thức ngoài nội dung được cung cấp.

Các ví dụ khó phân loại:
[VÍ DỤ]

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Kết quả phân loại có kiểm soát và truy vết được.

Kiểm soát doanh nghiệp

Theo dõi mức sử dụng, độ nhạy cảm của dữ liệu và quyền truy cập bảng tính.

Các bước thực hiện

1. Xác định việc cụ thể, ví dụ bảng theo dõi thương vụ, lịch làm việc hoặc công cụ tính kịch bản.
2. Rà cấu trúc cột và quyền truy cập.
3. Tạo canvas với giao diện, bộ lọc và KPI rõ ràng.
4. Kiểm việc đồng bộ với bảng tính.
5. Thử với nhiều vai trò người dùng khác nhau.
6. Chuẩn bị phương án quay về bảng tính và thông báo thay đổi cho nhóm.

Prompt mẫu

Tạo canvas cho [VIỆC CẦN LÀM].
Giao diện: [DANH SÁCH].
KPI: [ĐỊNH NGHĨA].
Bộ lọc: [DANH SÁCH].
Cột được phép sửa: [DANH SÁCH].
Cột chỉ được xem: [DANH SÁCH].

Không tự tạo KPI. Với dữ liệu thiếu, hiển thị cảnh báo. Liệt kê thành phần nào trên giao diện lấy từ cột nào của bảng nguồn.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Ứng dụng nhỏ cho vận hành, có kiểm soát quyền.

Kiểm soát doanh nghiệp

Triển khai theo từng nhóm và rà soát trước mỗi lần mở rộng.

Các bước thực hiện

1. Thiết kế biểu mẫu tối thiểu, chỉ hỏi đủ cho quyết định.
2. Đưa câu trả lời vào trang tính tạm.
3. Ở bước đầu, AI chỉ phân loại và trích thông tin.
4. Quy tắc phân luồng quyết định hàng đợi, không để mô hình tự chọn người nhận khi đã có quy tắc rõ.
5. Soạn bản nháp và yêu cầu phê duyệt với trường hợp rủi ro.
6. Ghi lại kết quả để cải tiến biểu mẫu và bộ nhóm phân loại.

Prompt mẫu

Từ câu trả lời biểu mẫu này, trích các cột:
Category | Missing_fields | Risk_flag | Suggested_queue | Draft_summary

Bảng phân luồng:
[QUY TẮC PHÂN LUỒNG]

Nếu không khớp quy tắc nào, đặt Suggested_queue=MANUAL_REVIEW.
Không gửi hay cập nhật hệ thống, chỉ đưa đề xuất.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Thông tin tiếp nhận được phân luồng và ghi vết đầy đủ.

Kiểm soát doanh nghiệp

Workspace Studio phù hợp khi toàn bộ quy trình nằm trong Workspace và quản trị viên đã cho phép.

Các bước thực hiện

1. Khóa bộ nguồn.
2. Lập dàn trang trước.
3. Dùng mẫu hoặc bài trình chiếu tham chiếu.
4. Tạo bản nháp.
5. Kiểm dữ kiện, biểu đồ, thương hiệu và khả năng đọc dễ dàng.
6. Người phê duyệt ký duyệt trước khi chia sẻ ra ngoài.

Prompt mẫu

Tạo bài trình chiếu cho [NGƯỜI XEM] dựa trên bộ nguồn [NGUỒN].
Quyết định cần đạt: [QUYẾT ĐỊNH].

Trước tiên, lập dàn trang.
Mỗi trang gồm thông điệp chính, bằng chứng và gợi ý hình ảnh.
Không thêm số liệu ngoài nguồn.
Giữ đúng các quy tắc thương hiệu: [QUY TẮC].
Trang cuối nêu rõ quyết định hoặc đề nghị.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bài trình chiếu chỉnh sửa được, có nguồn.

Kiểm soát doanh nghiệp

Quản lý mẫu trình chiếu trong Shared Drive và áp chính sách chia sẻ ra ngoài.

Các bước thực hiện

1. Chọn tài liệu gốc và phiên bản.
2. Tạo kịch bản phân cảnh.
3. Tạo bản nháp video.
4. Kiểm kịch bản, phụ đề, hình ảnh, âm thanh và chính sách.
5. Chia sẻ theo nhóm người dùng.
6. Khi tài liệu gốc thay đổi, rà lại video thay vì mặc định nó tự cập nhật.

Prompt mẫu

Chuyển tài liệu [TÀI LIỆU] thành video đào tạo người mới dài [THỜI LƯỢNG].
Kịch bản phân cảnh gồm mục tiêu, lời đọc, hình ảnh, chữ trên màn hình và thời lượng.
Không thêm chính sách mới.
Giữ nguyên thuật ngữ của tài liệu gốc.
Cuối video có danh sách việc người học phải làm.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Video đào tạo bám theo tài liệu gốc.

Kiểm soát doanh nghiệp

Gắn người phụ trách và chu kỳ rà soát như một tài sản đào tạo.

Các bước thực hiện

1. Thiết kế bộ nhãn dựa trên chính sách, không dựa trên mô hình AI.
2. Tạo bộ mẫu chuẩn gồm tài liệu đã được bộ phận bảo mật hoặc pháp chế phân loại.
3. Chạy phân loại bằng AI ở chế độ chỉ ghi nhận hoặc thử nghiệm nếu tính năng hỗ trợ.
4. Đo tỷ lệ báo nhầm và bỏ sót theo từng loại dữ liệu.
5. Chỉ sau đó mới gắn nhãn với quy tắc chống rò rỉ hoặc quy tắc chia sẻ.
6. Rà lại khi chính sách, mô hình hoặc dạng dữ liệu thay đổi.

Prompt mẫu

Nếu hệ thống cho phép viết hướng dẫn phân loại, dùng bốn mức sau:
Public | Internal | Confidential | Restricted

Định nghĩa:
[ĐỊNH NGHĨA THEO CHÍNH SÁCH]

Không phân loại chỉ dựa vào tên file. Ưu tiên nội dung và thông tin mô tả được chính sách cho phép dùng.
Trường hợp không chắc chắn phải đưa vào hàng đợi rà soát.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Kết quả phân loại hỗ trợ việc áp chính sách dữ liệu.

Kiểm soát doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên triển khai theo từng nhóm và có phương án quay về cấu hình cũ.

Các bước thực hiện

1. Xác định loại dữ liệu cần chặn, cần cảnh báo hoặc chỉ cần ghi nhận.
2. Tạo quy tắc ở chế độ chỉ ghi nhận trước.
3. Thử với tài liệu đại diện và nhiều vai trò người dùng.
4. Kiểm cách Gemini app, Gemini trong Workspace, Gemini Notebook và Workspace Studio phản ứng theo tài liệu hướng dẫn hiện hành.
5. Chuyển sang chế độ chặn khi tỷ lệ báo nhầm và bỏ sót đã chấp nhận được.
6. Thiết kế quy trình ngoại lệ có người phụ trách, thời hạn và nhật ký.

Prompt mẫu

Không dùng prompt thay cho lớp chống rò rỉ dữ liệu. Hướng dẫn cho người dùng chỉ nên nhắc:
- Không yêu cầu AI truy cập dữ liệu mà chính sách cấm.
- Khi AI không đọc được file, không chép nội dung sang chỗ khác để lách.
- Gửi yêu cầu ngoại lệ theo quy trình [ĐƯỜNG DẪN/NGƯỜI PHỤ TRÁCH].

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

AI chỉ nhận ngữ cảnh đúng chính sách.

Kiểm soát doanh nghiệp

Đây là lớp kiểm soát quan trọng của doanh nghiệp. Quy tắc chống rò rỉ có thể ảnh hưởng các bước Gemini trong Workspace Studio, nên cần thử trọn quy trình từ đầu đến cuối.

Các bước thực hiện

1. Vẽ quy trình làm tay gồm sự kiện kích hoạt, ngữ cảnh, bước AI, quy tắc, phê duyệt, thực thi và nhật ký.
2. Chọn sự kiện kích hoạt ổn định.
3. Chỉ dùng AI để trích hoặc tóm tắt ở chỗ quy tắc thông thường không làm được.
4. Dùng quy tắc cố định cho việc phân luồng nếu có.
5. Tạo bản nháp nhưng giữ bước phê duyệt.
6. Ghi nhật ký mã đầu vào, đầu ra, người rà soát và thao tác cuối cùng.

Prompt mẫu

Bước AI trong quy trình
Đầu vào: [CÁC TRƯỜNG].
Nhiệm vụ: [TRÍCH THÔNG TIN/TÓM TẮT].
Cấu trúc đầu ra: [CẤU TRÚC].
Không thực hiện thao tác nào.
Không suy đoán trường còn thiếu.
Nếu độ tin cậy thấp, đặt needs_review=true.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Quy trình tự động không cần code, có bước phê duyệt.

Kiểm soát doanh nghiệp

Quản lý theo đơn vị tổ chức và nhóm người dùng, có người phụ trách và quy trình kiểm soát thay đổi.

Các bước thực hiện

1. Chuyển bảng thẩm quyền phê duyệt thành quy tắc rõ ràng.
2. AI tóm tắt hồ sơ và kiểm thông tin còn thiếu.
3. Quy tắc xác định người duyệt.
4. Gửi bộ hồ sơ gồm đường dẫn nguồn và bản tóm tắt.
5. Người duyệt ra quyết định.
6. Ghi lại quyết định và bằng chứng.

Prompt mẫu

Tạo bộ hồ sơ phê duyệt từ hồ sơ được gửi.
Tóm tắt mục tiêu, số liệu, rủi ro, dữ liệu còn thiếu và đường dẫn nguồn.
Không đưa ra quyết định đồng ý hay từ chối.
Nếu thiếu trường bắt buộc, đặt status=INCOMPLETE.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Phê duyệt nhanh hơn, nhưng trách nhiệm vẫn thuộc về con người.

Kiểm soát doanh nghiệp

Phù hợp với yêu cầu quản trị của doanh nghiệp khi nhật ký phê duyệt được lưu đầy đủ.

Các bước thực hiện

1. Xác định bài toán thật sự cần tìm kiếm hoặc trợ lý xuyên nhiều hệ thống.
2. Kiểm giấy phép và danh sách kết nối chính thức.
3. Ánh xạ danh tính, quyền truy cập và người phụ trách dữ liệu cho từng nguồn.
4. Chạy thử ở chế độ chỉ đọc với một nhóm nhỏ.
5. Đo chất lượng câu trả lời, khả năng truy nguồn và nguy cơ lộ dữ liệu ngoài quyền.
6. Chỉ thêm kết nối có quyền thực thi sau khi đã thẩm định bảo mật và thiết kế bước phê duyệt.

Prompt mẫu

Khi tìm trên nhiều hệ thống:
- Chỉ dùng nguồn mà người dùng hiện tại có quyền xem.
- Ghi rõ hệ thống và tài liệu nguồn.
- Không gộp hai bản ghi chỉ vì trùng tên.
- Nếu dữ liệu mâu thuẫn, nêu cả hai và người phụ trách của từng hệ thống.
- Không thực hiện thao tác nào khi chưa có phê duyệt rõ ràng.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Tìm kiếm và trợ lý xuyên nhiều hệ thống, có kiểm soát.

Kiểm soát doanh nghiệp

Quản trị viên phải quản lý vòng đời kết nối, ghi vết và thu hồi quyền khi nhân sự nghỉ việc.

Các bước thực hiện

1. Chứng minh vì sao Workspace Studio hay AppSheet không đáp ứng được.
2. Thiết kế danh tính, luồng dữ liệu, quyền của từng công cụ và bước người phê duyệt.
3. Tạo bộ đánh giá trước khi đưa vào vận hành thật.
4. Làm bản thử trong môi trường phát triển với dữ liệu phù hợp.
5. Thiết lập nhật ký, giám sát, giới hạn chi phí và phương án quay về bản cũ.
6. Nếu cần VPC Service Controls hoặc private endpoint, cấu hình theo tài liệu Google Cloud cụ thể. Không coi đây là mặc định của Workspace.

Prompt mẫu

SYSTEM CONTRACT
Agent phục vụ [VIỆC CẦN LÀM].
Allowed tools: [CÔNG CỤ ĐƯỢC DÙNG].
Disallowed actions: [THAO TÁC BỊ CẤM].
Data sources: [NGUỒN DỮ LIỆU].
Human approval required when: [ĐIỀU KIỆN CẦN NGƯỜI DUYỆT].
Output schema: [CẤU TRÚC ĐẦU RA].
Every answer or action must include trace_id and source references when available.
If there is a policy conflict or confidence is below [NGƯỠNG], stop and escalate.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Trợ lý xây riêng, có đủ kiểm soát để vận hành thật.

Kiểm soát doanh nghiệp

VPC Service Controls và private endpoint là lớp kiểm soát của Google Cloud, có điều kiện riêng theo từng dịch vụ và mô hình.

Các bước thực hiện

1. Xác định use case mà Gemini và Workspace hiện chưa đáp ứng đủ.
2. Rà điều khoản của nhà cung cấp về lưu trữ, dùng dữ liệu để huấn luyện, khu vực lưu và bảo mật.
3. Kiểm phạm vi quyền OAuth, ưu tiên quyền chỉ đọc và giới hạn trong một thư mục.
4. Chạy thử với dữ liệu ít nhạy cảm và một nhóm nhỏ.
5. Thử việc kế thừa quyền, thu hồi quyền và xử lý khi nhân sự nghỉ việc.
6. Chỉ mở quyền ghi hoặc thực thi khi đã có phê duyệt, nhật ký và phương án quay lại.

Prompt mẫu

Hướng dẫn cho người dùng kết nối:
- Chỉ truy cập thư mục [PHẠM VI].
- Không chép dữ liệu mật sang khung chat nếu chính sách cấm.
- Trước khi phân tích, liệt kê các nguồn đã truy cập.
- Không ghi, sửa hay xóa file nếu việc chỉ cần đọc.
- Mọi thao tác ghi phải ở dạng bản nháp và chờ người dùng xác nhận.
- Khi nguồn không đủ, hỏi lại thay vì tự mở rộng phạm vi.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Kết nối bên thứ ba có ranh giới rõ ràng.

Kiểm soát doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần coi mỗi kết nối là một hệ thống tích hợp có vòng đời, không phải tiện ích cá nhân.

Các bước thực hiện

1. Lập danh mục mọi dịch vụ AI và kết nối đang dùng, kèm người phụ trách và quyền dùng.
2. Xếp use case theo mức rủi ro. Việc soạn nháp hay tóm tắt khác hẳn thao tác liên quan tài chính, pháp lý hoặc dữ liệu mật.
3. Thiết kế các lớp kiểm soát gồm danh tính, quyền truy cập, phân loại dữ liệu, chống rò rỉ, kiểm soát truy cập theo ngữ cảnh khi phù hợp, phê duyệt và ghi vết.
4. Tạo bộ đánh giá cho các quy trình quan trọng.
5. Triển khai theo từng nhóm, bắt đầu từ nhóm nhỏ, đo chất lượng, mức sử dụng, sự cố và thời gian tiết kiệm được.
6. Mỗi lần phát hành, rà thay đổi của sản phẩm, quyền dùng, hạn mức, tính năng thử nghiệm, chính sách dữ liệu và khả năng quay lại.

Prompt mẫu

Hãy rà soát mô hình vận hành AI của tổ chức theo bảng sau:
Dịch vụ | Người phụ trách | Người dùng | Mức dữ liệu | Quyền dùng | Đọc/Ghi | Người phê duyệt | Nhật ký | Đánh giá | Mức rủi ro | Phương án quay lại | Ngày rà soát

Sau đó chỉ ra:
- Chỗ nhân sự dùng AI ngoài tầm kiểm soát.
- Kết nối được cấp quyền quá rộng.
- Quy trình chưa có người phụ trách.
- Thao tác AI chưa có bước phê duyệt.
- Tính năng thử nghiệm đang bị dùng như bản chính thức.
- KPI chưa đo được giá trị.
- 10 việc cần khắc phục trước, xếp theo rủi ro, mức ảnh hưởng và công sức.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Mô hình vận hành AI quản trị được và mở rộng được.

Kiểm soát doanh nghiệp

Đây là use case tổng kết, nối việc quản trị Workspace với các lớp kiểm soát của Google Cloud mà không trộn lẫn hai nhóm sản phẩm.