Đóng gói thành hệ thống làm việc

Các bước thực hiện

1. Chọn một việc hẹp. Không tạo “siêu trợ lý làm mọi việc”.
2. Viết hướng dẫn gồm vai trò, đầu vào bắt buộc, các bước xử lý, tài liệu tham khảo, khuôn đầu ra, rào chắn an toàn và cách tự kiểm.
3. Thêm 3 ví dụ tốt và 2 ví dụ sai nếu công cụ cho phép đính kèm tài liệu tham khảo.
4. Thử với những trường hợp cũ đã biết đáp án.
5. Sửa hướng dẫn dựa trên lỗi thật, không chỉ thêm câu “hãy cẩn thận”.
6. Lưu bản hướng dẫn gốc trong Docs để không phụ thuộc vào một giao diện hay một tên tính năng.

Prompt mẫu

VAI TRÒ
Bạn là [VAI TRÒ], chịu trách nhiệm [VIỆC CẦN LÀM].

ĐẦU VÀO BẮT BUỘC
Chỉ bắt đầu khi có [ĐẦU VÀO]. Nếu thiếu, hỏi lại tối đa 3 câu.

CÁC BƯỚC
1. [BƯỚC 1]
2. [BƯỚC 2]
3. [BƯỚC 3]

TÀI LIỆU THAM KHẢO
Ưu tiên [NGUỒN]. Không dùng dữ liệu ngoài nguồn nếu chưa được phép.

ĐẦU RA
Trả về theo cấu trúc [CẤU TRÚC].

RÀO CHẮN AN TOÀN
Không bịa số liệu. Tách dữ kiện và giả định. Với việc rủi ro cao, chỉ dừng ở bản nháp.

TỰ KIỂM TRA
Trước khi trả kết quả, tự kiểm theo [5 TIÊU CHÍ].

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một trợ lý dùng lại được, có khuôn đầu vào, đầu ra và bộ trường hợp thử.

Các bước thực hiện

1. Thiết kế Drive với tối thiểu bốn vùng gồm Inbox, Active, Knowledge và Archive. Dự án nào cũng có tài liệu gốc rõ ràng.
2. Dùng Gemini cho suy luận mở, Gemini Notebook cho câu trả lời bám nguồn và các ứng dụng Workspace cho sản phẩm cuối.
3. Đóng gói 3 đến 5 quy trình lặp lại bằng mẫu hoặc skill, thay vì viết prompt ngẫu hứng.
4. Chỉ tự động hóa quy trình đã chạy tay ổn định. Không dùng Apps Script hay trợ lý tự động để che một quy trình còn mơ hồ.
5. Nếu nối ChatGPT hoặc Claude với Drive, giới hạn trong một thư mục, kiểm phạm vi quyền OAuth, ưu tiên quyền chỉ đọc hoặc chỉ soạn nháp. Cần hiểu rằng dữ liệu đi sang nhà cung cấp khác sẽ chịu thêm chính sách của họ.
6. Mỗi tháng rà lại nguồn đã cũ, quyền truy cập, quy trình không còn giá trị và prompt đã lệch so với ban đầu.

Prompt mẫu

Hãy rà soát hệ thống làm việc với AI của tôi theo 6 lớp:
1. Danh tính và quyền truy cập.
2. Dữ liệu và nguồn dữ liệu gốc.
3. Ngữ cảnh cấp cho AI.
4. Cách chọn công cụ AI.
5. Quy trình làm việc.
6. Quy tắc quản lý của cá nhân.

Danh sách việc lặp lại: [DANH SÁCH].
Công cụ đang dùng: [DANH SÁCH].
Dữ liệu chính nằm ở: [VỊ TRÍ].

Hãy chỉ ra:
- Chỗ đang sao chép và dán không cần thiết.
- Chỗ dữ liệu bị phân mảnh.
- Quy trình nên đóng gói.
- Quy trình có thể tự động hóa về sau.
- Kết nối đang được cấp quyền quá rộng.
- 5 thay đổi nên làm trước, xếp theo tác động và công sức.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một hệ thống làm việc cá nhân có nguồn dữ liệu gốc, quy trình dùng lại được và quy tắc rõ cho các kết nối.

Các bước thực hiện

1. Viết câu hỏi kinh doanh trước khi hỏi AI.
2. Yêu cầu AI kiểm chất lượng dữ liệu và định nghĩa chỉ số.
3. Phân tích mô tả gồm xu hướng, phân khúc, giá trị bất thường và so sánh giữa các kỳ.
4. Tách giả thuyết khỏi dữ kiện. Với mỗi giả thuyết, nêu dữ liệu cần kiểm thêm.
5. Chuyển nhận định thành các phương án quyết định và việc làm tiếp theo.
6. Đưa kết luận đã duyệt sang Docs hoặc Slides.

Prompt mẫu

Phân tích bảng này để trả lời câu hỏi [CÂU HỎI KINH DOANH].

Trước khi kết luận, hãy kiểm:
- Mỗi hàng đại diện cho cái gì.
- Dữ liệu bị thiếu.
- Kỳ so sánh.
- Định nghĩa KPI.

Đầu ra gồm:
1. 5 dữ kiện quan trọng nhất.
2. Phân khúc hoặc giá trị bất thường đáng chú ý.
3. 3 giả thuyết có thể giải thích, ghi rõ đây là giả thuyết.
4. Dữ liệu cần kiểm thêm.
5. 3 hành động khả thi và chỉ số để theo dõi.

Không dùng tương quan làm bằng chứng cho quan hệ nhân quả.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Nhận định gắn với quyết định và chỉ số theo dõi.

Các bước thực hiện

1. Chuẩn hóa cấu trúc cột và chọn một việc cụ thể. Không yêu cầu canvas “làm ứng dụng cho mọi thứ”.
2. Chọn kiểu giao diện phù hợp, ví dụ Kanban theo trạng thái, bảng điều khiển theo KPI hoặc công cụ tính kịch bản.
3. Mô tả bộ lọc, KPI, thao tác và những cột được phép sửa.
4. Tạo canvas và kiểm việc đồng bộ hai chiều với bảng nguồn. Sửa trên canvas sẽ cập nhật ngay vào Sheet và ngược lại.
5. Đối chiếu ít nhất 5 dòng dữ liệu và toàn bộ KPI với dữ liệu gốc.
6. Chỉ dùng làm giao diện làm việc hằng ngày sau khi đã kiểm quyền chỉnh sửa và cách xử lý ô thiếu dữ liệu.

Prompt mẫu

Tạo một canvas từ bảng này để hỗ trợ quyết định [QUYẾT ĐỊNH].

Giao diện chính: [KANBAN/BẢNG ĐIỀU KHIỂN/TÍNH KỊCH BẢN].
KPI cần hiển thị: [DANH SÁCH].
Bộ lọc: [DANH SÁCH].
Cột được phép thay đổi: [DANH SÁCH].
Cột chỉ được xem: [DANH SÁCH].

Không tự tạo KPI mới. Nếu thiếu dữ liệu hoặc định nghĩa KPI chưa rõ, hiển thị cảnh báo thay vì ước tính. Sau khi tạo xong, liệt kê thành phần nào trên canvas lấy từ cột nào của bảng nguồn.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một ứng dụng nhỏ, gọn, bám sát dữ liệu trong Sheet.

Các bước thực hiện

1. Chốt một câu thông điệp chính và hành động mong muốn sau khi người xem xem xong.
2. Lập dàn trang trước, mỗi trang gồm tiêu đề, luận điểm và bằng chứng.
3. Chỉ định file nguồn và bài trình chiếu mẫu về phong cách nếu tính năng hỗ trợ.
4. Tạo cả bài hoặc từng phần. Mỗi trang chỉ giữ một luận điểm chính.
5. Kiểm số liệu, nhận định, hình ảnh và mạch chuyển giữa các trang.
6. Tự chỉnh thứ bậc chữ, khoảng trắng và lời kêu gọi hành động trước khi dùng.

Prompt mẫu

Tạo bài trình chiếu cho [NGƯỜI XEM] về [CHỦ ĐỀ], dựa trên [NGUỒN].

Sau khi xem, người xem cần [HÀNH ĐỘNG].
Trước tiên, lập dàn trang 10 đến 12 trang. Mỗi trang gồm tiêu đề, thông điệp chính, bằng chứng và gợi ý hình minh họa.
Chỉ tạo nội dung chi tiết sau khi tôi duyệt dàn trang.

Quy tắc:
- Mỗi trang một luận điểm.
- Không thêm số liệu ngoài nguồn.
- Ghi nguồn cho nhận định quan trọng.
- Ưu tiên biểu đồ hoặc bố cục trực quan khi phù hợp.
- Kết thúc bằng quyết định hoặc lời kêu gọi hành động rõ ràng.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bài trình chiếu hoàn chỉnh, chỉnh sửa được trong Slides.

Các bước thực hiện

1. Chọn 2 đến 3 trang mẫu làm chuẩn về thứ bậc chữ và khoảng cách.
2. Viết quy tắc thương hiệu ngắn, tránh mô tả mơ hồ như “đẹp và hiện đại”.
3. Yêu cầu AI đề xuất chỉnh từng trang theo chuẩn, không thay đổi toàn bộ phong cách.
4. Kiểm sự thống nhất của tiêu đề, thân bài, biểu đồ, hình ảnh và lời kêu gọi hành động.
5. Bỏ biểu tượng hoặc chi tiết trang trí không phục vụ thông điệp.
6. Chốt bản hoàn chỉnh và lưu thành mẫu cho lần sau.

Prompt mẫu

Rà soát bài trình chiếu này theo các quy tắc thương hiệu sau:
[QUY TẮC THƯƠNG HIỆU]

Ưu tiên:
- Thứ bậc chữ rõ ràng.
- Ít chữ.
- Một phong cách xuyên suốt.
- Không thêm biểu tượng hay chi tiết trang trí không liên quan.
- Giữ nguyên số liệu và thông điệp.

Với từng trang, chỉ nêu 1 đến 3 thay đổi có tác động lớn nhất. Không đổi phong cách nếu lỗi chỉ nằm ở nội dung.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bài trình chiếu nhất quán, kèm mẫu dùng lại được.

Các bước thực hiện

1. Chọn tài liệu gốc đã kiểm duyệt, không dùng bản nháp.
2. Rút nội dung thành kịch bản phân cảnh gồm mục tiêu từng cảnh, lời thoại, hình ảnh và thời lượng.
3. Tạo bản nháp trong Vids từ tài liệu gốc nếu tài khoản hỗ trợ.
4. Kiểm giọng đọc, phụ đề, hình ảnh và các nhận định.
5. Bỏ những cảnh không phục vụ mục tiêu.
6. Xuất hoặc chia sẻ với quyền phù hợp, lưu đường dẫn video cạnh tài liệu gốc.

Prompt mẫu

Chuyển tài liệu này thành video dài [THỜI LƯỢNG] cho [NGƯỜI XEM].

Trước tiên, tạo kịch bản phân cảnh theo các cột:
Cảnh | Mục tiêu | Lời đọc | Hình ảnh | Chữ trên màn hình | Thời lượng

Giữ nguyên dữ kiện và số liệu từ nguồn. Mỗi cảnh chỉ có một ý chính. Không thêm nhận định mới. Lời kêu gọi cuối video là [LỜI KÊU GỌI]. Giọng điệu: [GIỌNG ĐIỆU].

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Video bám sát tài liệu gốc và dễ cập nhật.

Các bước thực hiện

1. Chọn việc rủi ro thấp như tổng hợp tin, nhắc lịch rà soát hoặc soạn sẵn bản nháp.
2. Kiểm tài khoản đã có Spark và điều kiện sử dụng thực tế.
3. Mô tả quy trình gồm thời điểm kích hoạt, ngữ cảnh, quy tắc quyết định, thao tác và điểm dừng.
4. Cấp quyền ở mức tối thiểu. Nếu chỉ cần đọc, không cấp quyền ghi.
5. Chạy thử bằng tay trước khi để trợ lý chạy theo lịch.
6. Định kỳ xem nhật ký và kết quả, tắt đi nếu quy trình bắt đầu sinh nhiều ngoại lệ.

Prompt mẫu

Mục tiêu của trợ lý: [MỤC TIÊU].
Chạy khi: [THỜI ĐIỂM].
Nguồn được phép đọc: [NGUỒN].
Thao tác được phép: [THAO TÁC].
Không được phép: [DANH SÁCH].
Khi gặp [RỦI RO/THIẾU DỮ LIỆU], dừng lại và chờ tôi duyệt.
Mỗi lần chạy, ghi nhật ký ngắn gồm dữ liệu đã dùng, thao tác đã đề xuất hoặc đã làm và vấn đề cần tôi xem lại.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một trợ lý cá nhân phạm vi hẹp, có rào chắn an toàn.

Các bước thực hiện

1. Chọn việc có đầu vào và đầu ra rõ ràng.
2. Tạo bộ 10 đến 30 trường hợp thử, ưu tiên dữ liệu giả hoặc đã bỏ thông tin nhạy cảm.
3. Viết hướng dẫn hệ thống và cấu trúc đầu ra.
4. Thử các mô hình và prompt, ghi lại lỗi theo từng nhóm.
5. Chỉ khi đạt bộ thử mới tính tới API, Apps Script hay ứng dụng riêng.
6. Trước khi dùng thật, kiểm hạn mức, quyền riêng tư, nhật ký, cách quản lý khóa API và chi phí.

Prompt mẫu

SYSTEM
Bạn xử lý [VIỆC CẦN LÀM].
Chỉ dùng dữ liệu trong đầu vào.
Trả JSON theo cấu trúc sau:
[CẤU TRÚC]

QUY TẮC
- Không thêm trường ngoài cấu trúc.
- Nếu thiếu dữ liệu, dùng null.
- confidence có giá trị từ 0 đến 1.
- reason tối đa 30 từ.
- Với trường hợp không chắc chắn, đặt needs_review=true.

ĐÁNH GIÁ
Đạt khi [TIÊU CHÍ].

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bản thử nghiệm có bộ trường hợp thử và tiêu chí đạt.