Làm đủ các bước kiểm soát

Các bước thực hiện

1. Chốt trước bốn nhóm đầu ra gồm lịch quan trọng, email cần trả lời, việc phải chuẩn bị và rủi ro hoặc trùng lịch. Không yêu cầu AI tóm tắt toàn bộ hộp thư.
2. Trong Gemini, bật quyền kết nối các ứng dụng Google cần thiết nếu tài khoản hỗ trợ. Chỉ dùng đúng tài khoản chứa lịch và email cần xử lý.
3. Yêu cầu Gemini lập bản tóm tắt cho một khoảng thời gian cụ thể. Với mỗi cuộc họp, yêu cầu nêu mục tiêu, người liên quan và tài liệu Drive nên đọc trước nếu tìm thấy.
4. Tự đọc lại các email được đánh dấu khẩn. AI chỉ hỗ trợ phân loại, không tự quyết mức ưu tiên cho cam kết tài chính, pháp lý hoặc khách hàng quan trọng.
5. Chuyển những việc đã xác nhận sang Calendar, Tasks hoặc công cụ quản lý việc đang dùng. Nếu một email chứa quyết định dài hạn, ghi quyết định đó vào tài liệu dự án thay vì để nằm trong hộp thư.
6. Lưu prompt thành skill hoặc mẫu cá nhân để sáng hôm sau chỉ cần đổi ngày và danh sách dự án.

Prompt mẫu

Bạn là trợ lý điều hành cá nhân. Hãy dùng ngữ cảnh tôi cho phép từ Gmail và Google Calendar để tạo bản tóm tắt đầu ngày cho [NGÀY].

Chỉ lấy thông tin liên quan đến [DANH SÁCH DỰ ÁN/CHỦ ĐỀ].
Đầu ra gồm:
1. Lịch quan trọng trong 24 giờ tới, sắp theo thời gian.
2. Với mỗi cuộc họp, nêu mục tiêu suy ra từ thư mời hoặc chuỗi email liên quan, tài liệu nên đọc trước và câu hỏi cần chuẩn bị.
3. Email cần trả lời, chia thành ba nhóm: Hôm nay, Có thể chờ, Chỉ cần biết.
4. Hạn chót hoặc cam kết được nhắc trong email.
5. Trùng lịch hoặc rủi ro bỏ sót.

Không tự tạo hạn chót nếu nguồn không nêu. Với mỗi mục quan trọng, ghi rõ nguồn là email, chuỗi email hay sự kiện nào. Nếu thiếu ngữ cảnh, ghi “cần kiểm tra” thay vì đoán.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một bản tóm tắt dài một trang, ưu tiên việc cần làm, có nguồn để mở lại khi cần.

Các bước thực hiện

1. Định nghĩa trước bộ nhóm phân loại, tối đa năm nhóm, ví dụ cần trả lời hôm nay, cần thêm dữ liệu trước khi trả lời, đang chờ người khác, chỉ cần biết và không ưu tiên.
2. Chọn một lô email nhỏ để thử trước. Không đưa cả hộp thư vào quy trình mới ngay ngày đầu.
3. Yêu cầu Gemini phân loại, trích việc cần làm, người liên quan và hạn chót có trong email.
4. Với email cần trả lời, yêu cầu soạn bản nháp nhưng không gửi. Bản nháp phải giữ nguyên số liệu, tên riêng và cam kết trong email gốc.
5. Kiểm giọng văn, người nhận, file đính kèm và những câu có thể tạo cam kết mới. Sau đó mới gửi.
6. Mỗi tuần rà lại các email bị phân loại sai để sửa bộ nhóm hoặc prompt.

Prompt mẫu

Hãy xử lý các email tôi chọn theo bộ nhóm phân loại sau:
- A. Cần trả lời hôm nay
- B. Cần thêm dữ liệu trước khi trả lời
- C. Đang chờ người khác
- D. Chỉ cần biết
- E. Không ưu tiên

Với từng email, trả về nhóm, lý do trong một câu, việc cần làm, hạn chót nếu email có nêu và bản nháp trả lời nếu thuộc nhóm A.

Bản nháp phải ngắn, không thêm cam kết mới, không tự tạo số liệu và không nói rằng tôi đã hoàn thành việc khi chưa có bằng chứng. Nếu thiếu file đính kèm hoặc dữ liệu cần thiết, hãy nêu câu hỏi cần kiểm tra trước khi gửi.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Hộp thư được gom theo việc cần làm, kèm bản nháp sẵn cho nhóm cần trả lời.

Các bước thực hiện

1. Thiết kế cấu trúc cột trước khi trích dữ liệu, ví dụ ngày, người gửi, chủ đề, loại yêu cầu, giá trị, hạn chót, trạng thái, nguồn và ghi chú.
2. Lấy 10 đến 20 email mẫu, yêu cầu Gemini trích dữ liệu đúng theo cấu trúc cột.
3. Đưa dữ liệu vào Sheet và giữ cột Source để quay lại email gốc.
4. Tạo danh sách giá trị hợp lệ cho cột trạng thái và thêm cột Human_review để đánh dấu hàng đã kiểm.
5. Kiểm ngẫu nhiên ít nhất 10 phần trăm số hàng. Với cột tiền hoặc hạn chót, kiểm toàn bộ trong giai đoạn đầu.
6. Chỉ khi cấu trúc cột và cách trích dữ liệu đã ổn định mới dùng Apps Script hoặc công cụ tự động hóa để bớt thao tác lặp.

Prompt mẫu

Từ các email tôi cung cấp, hãy trích dữ liệu theo đúng các cột sau:
Date | Sender | Subject | Request_type | Amount | Deadline | Status | Source | Notes

Quy tắc:
- Không suy đoán Amount hoặc Deadline.
- Nếu không có dữ liệu, để trống và ghi lý do vào Notes.
- Request_type chỉ được dùng một trong các giá trị [DANH SÁCH].
- Status mặc định là New.
- Source phải đủ để tôi tìm lại email gốc.
- Cuối cùng, liệt kê các hàng có độ tin cậy thấp cần người kiểm lại.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một bảng theo dõi có cấu trúc, mỗi hàng truy ngược được về email gốc.

Các bước thực hiện

1. Chốt câu hỏi, người đọc và quyết định mà báo cáo cần hỗ trợ.
2. Lập dàn ý trước. Mỗi phần phải có mục tiêu và nguồn dự kiến.
3. Đưa bằng chứng từ Drive hoặc Notebook vào từng phần, không yêu cầu AI viết cả tài liệu trong một lần.
4. Yêu cầu Gemini viết bản nháp theo từng phần, để chỗ trống đánh dấu cho số liệu chưa xác minh.
5. Rà riêng một lượt cho dữ kiện, lập luận, giọng văn và các ý lặp.
6. Đưa bản hoàn chỉnh về thư mục nguồn và ghi ngày cập nhật.

Prompt mẫu

Viết phần [TÊN PHẦN] của báo cáo cho [NGƯỜI ĐỌC].

Mục tiêu của phần này: [MỤC TIÊU].
Nguồn được phép dùng: [DANH SÁCH].
Giọng viết: [PHONG CÁCH].

Quy tắc:
- Không thêm số liệu ngoài nguồn.
- Nhận định quan trọng phải gắn nguồn hoặc ghi [CẦN NGUỒN].
- Tách rõ dữ kiện và diễn giải.
- Không lặp lại ý đã có ở phần trước.
- Cuối phần, tạo bảng “Cần kiểm tra” gồm nhận định, nguồn và trạng thái.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Báo cáo dài có cấu trúc và bảng đối chiếu bằng chứng.

Các bước thực hiện

1. Thu thập nguồn và phân biệt đâu là quy trình đang áp dụng, đâu chỉ là kinh nghiệm cá nhân.
2. Dùng Notebook hoặc Gemini vẽ sơ đồ quy trình gồm điểm bắt đầu, đầu vào, các bước, điểm ra quyết định, đầu ra và người phụ trách.
3. Hỏi thêm người làm hoặc bổ sung những điểm AI đánh dấu là thiếu bằng chứng.
4. Viết SOP theo đúng thứ tự thực hiện, thêm danh sách kiểm tra và tiêu chí hoàn thành.
5. Chạy thử SOP với một trường hợp thật, ghi lại bước còn mơ hồ hoặc phụ thuộc ngầm.
6. Cập nhật phiên bản, người phụ trách và ngày rà soát.

Prompt mẫu

Từ các nguồn tôi cung cấp, hãy viết thành SOP có thể giao cho người mới.

Cấu trúc gồm:
- Mục tiêu và phạm vi.
- Điểm bắt đầu quy trình.
- Đầu vào bắt buộc.
- Vai trò và người phụ trách.
- Các bước theo đúng thứ tự.
- Điểm ra quyết định.
- Đầu ra và tiêu chí hoàn thành.
- Danh sách kiểm tra.
- Lỗi thường gặp và cách xử lý.
- Trường hợp phải chuyển cấp xử lý.

Không tự bổ sung chính sách nếu nguồn không có. Đánh dấu [CẦN XÁC NHẬN] ở những chỗ quy trình còn mơ hồ.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

SOP chạy thử và dùng đào tạo được.

Các bước thực hiện

1. Xác định mỗi hàng đại diện cho cái gì. Một hàng phải luôn là một đối tượng hoặc một sự kiện cùng loại.
2. Chuẩn hóa tiêu đề cột, ngày, tiền tệ, múi giờ, danh mục và ô trống.
3. Lập từ điển dữ liệu cho các cột quan trọng.
4. Dùng Gemini phát hiện giá trị bất thường, hàng trùng hoặc gợi ý công thức, nhưng không chấp nhận ngay.
5. Kiểm mẫu bằng tay và đối chiếu tổng với nguồn.
6. Chỉ tạo bảng tổng hợp, biểu đồ hay rút nhận định sau khi đã qua bước kiểm tra.

Prompt mẫu

Hãy rà soát cấu trúc bảng này trước khi phân tích.

Kiểm tra:
1. Mỗi hàng đại diện cho cái gì, có nhất quán không.
2. Tiêu đề cột mơ hồ hoặc trùng nghĩa.
3. Kiểu dữ liệu không nhất quán.
4. Ngày, múi giờ, tiền tệ và đơn vị.
5. Hàng trùng.
6. Ô bị thiếu dữ liệu.
7. Cột có nguy cơ chứa nhiều khái niệm trong một ô.

Không sửa dữ liệu trực tiếp. Trước tiên, trả về danh sách vấn đề, mức ảnh hưởng và cách sửa đề xuất. Sau đó, đề xuất từ điển dữ liệu cho bảng.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bảng dữ liệu sạch hơn, kèm từ điển dữ liệu.

Các bước thực hiện

1. Thiết kế bộ nhãn ngắn, không chồng lấn và có định nghĩa cho từng nhãn.
2. Tạo 20 hàng mẫu chuẩn do người tự gắn nhãn bằng tay.
3. Viết prompt cho hàm AI, chỉ cho phép trả về một nhãn trong bộ nhãn.
4. Chạy thử trên một lô nhỏ và so với 20 hàng mẫu chuẩn.
5. Thêm các cột AI_output, Human_review, Final thay vì ghi đè dữ liệu gốc.
6. Chỉ áp cho toàn bảng khi độ chính xác đủ cho mục đích sử dụng.

Prompt mẫu

Phân loại nội dung ở ô [Ô] vào đúng một nhãn trong danh sách sau:
[DANH SÁCH NHÃN]

Định nghĩa nhãn:
[ĐỊNH NGHĨA]

Chỉ trả về tên nhãn, không giải thích.
Nếu không đủ thông tin, trả về REVIEW.
Không suy đoán thông tin ngoài nội dung của ô.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một cột phân loại hàng loạt, truy vết được và đã qua rà soát.

Các bước thực hiện

1. Chọn cột có quy luật đủ rõ, ví dụ chuẩn hóa tên, tách các thành phần của một chuỗi, gán danh mục theo mẫu.
2. Tự điền một bộ ví dụ đại diện, gồm cả các trường hợp đặc biệt.
3. Chạy Smart Fill và xem trước kết quả gợi ý.
4. Không chấp nhận toàn bộ nếu quy luật có ngoại lệ quan trọng.
5. Kiểm mẫu sau khi điền và đánh dấu các hàng ngoại lệ.
6. Ghi lại quy luật vào từ điển dữ liệu.

Prompt mẫu

Nếu giao diện cho phép mô tả yêu cầu, hãy dùng các quy tắc sau:
- Biến đổi [CỘT NGUỒN] thành [CỘT ĐÍCH].
- Giữ nguyên tên riêng.
- Không đoán dữ liệu bị thiếu.
- Với trường hợp không khớp quy luật, để trống hoặc ghi REVIEW.

Ví dụ đúng:
[3 ĐẾN 5 VÍ DỤ]

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Cột được điền nhanh theo quy luật và có kiểm soát.

Các bước thực hiện

1. Thiết kế câu hỏi theo đúng dữ liệu cần cho quyết định.
2. Đưa câu trả lời về Sheets với cột mã, thời gian và trạng thái.
3. Dùng AI phân loại hoặc tóm tắt trên trang tính tạm.
4. Kiểm các trường hợp thiếu dữ liệu và soạn câu hỏi bổ sung.
5. Soạn bản nháp email phản hồi theo từng nhóm, nhưng giữ bước duyệt trước khi gửi.
6. Theo dõi thời gian phản hồi và tỷ lệ biểu mẫu thiếu thông tin để cải tiến câu hỏi.

Prompt mẫu

Từ một câu trả lời biểu mẫu, hãy trả về các cột:
Category | Priority | Missing_information | Suggested_next_step | Draft_reply

Bộ nhóm phân loại: [DANH SÁCH].
Không suy đoán dữ liệu người gửi chưa cung cấp.
Nếu thiếu trường bắt buộc, không tự nâng Priority và Draft_reply phải hỏi bổ sung thông tin.
Không gửi email, chỉ tạo bản nháp.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Thông tin tiếp nhận có cấu trúc, kèm bản nháp phản hồi.