Hiểu đúng công cụ và dữ liệu gốc

Các bước thực hiện

1. Thiết kế Drive với tối thiểu bốn vùng gồm Inbox, Active, Knowledge và Archive. Dự án nào cũng có tài liệu gốc rõ ràng.
2. Dùng Gemini cho suy luận mở, Gemini Notebook cho câu trả lời bám nguồn và các ứng dụng Workspace cho sản phẩm cuối.
3. Đóng gói 3 đến 5 quy trình lặp lại bằng mẫu hoặc skill, thay vì viết prompt ngẫu hứng.
4. Chỉ tự động hóa quy trình đã chạy tay ổn định. Không dùng Apps Script hay trợ lý tự động để che một quy trình còn mơ hồ.
5. Nếu nối ChatGPT hoặc Claude với Drive, giới hạn trong một thư mục, kiểm phạm vi quyền OAuth, ưu tiên quyền chỉ đọc hoặc chỉ soạn nháp. Cần hiểu rằng dữ liệu đi sang nhà cung cấp khác sẽ chịu thêm chính sách của họ.
6. Mỗi tháng rà lại nguồn đã cũ, quyền truy cập, quy trình không còn giá trị và prompt đã lệch so với ban đầu.

Prompt mẫu

Hãy rà soát hệ thống làm việc với AI của tôi theo 6 lớp:
1. Danh tính và quyền truy cập.
2. Dữ liệu và nguồn dữ liệu gốc.
3. Ngữ cảnh cấp cho AI.
4. Cách chọn công cụ AI.
5. Quy trình làm việc.
6. Quy tắc quản lý của cá nhân.

Danh sách việc lặp lại: [DANH SÁCH].
Công cụ đang dùng: [DANH SÁCH].
Dữ liệu chính nằm ở: [VỊ TRÍ].

Hãy chỉ ra:
- Chỗ đang sao chép và dán không cần thiết.
- Chỗ dữ liệu bị phân mảnh.
- Quy trình nên đóng gói.
- Quy trình có thể tự động hóa về sau.
- Kết nối đang được cấp quyền quá rộng.
- 5 thay đổi nên làm trước, xếp theo tác động và công sức.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một hệ thống làm việc cá nhân có nguồn dữ liệu gốc, quy trình dùng lại được và quy tắc rõ cho các kết nối.

Các bước thực hiện

1. Chia file thành ba nhóm gồm bản chính thức, bản đang soạn và bản lưu trữ. Không để bản nháp cũ trùng tên với bản hoàn chỉnh.
2. Yêu cầu Gemini lập danh mục tài liệu trước khi phân tích. Danh mục cần có tên file, loại tài liệu, ngày hoặc phiên bản nếu nhận ra được.
3. Chỉ định file nào là nguồn ưu tiên. Khi hai file mâu thuẫn, AI phải nêu cả hai thay vì tự chọn.
4. Tạo bản tóm tắt dự án gồm mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan, quyết định đã chốt, số liệu chính, vấn đề còn mở và bước tiếp theo.
5. Mở lại file nguồn để kiểm các nhận định quan trọng.
6. Lưu bản tóm tắt vào Docs trong cùng thư mục và ghi ngày cập nhật.

Prompt mẫu

Hãy tạo bản tóm tắt dự án từ các tài liệu Drive tôi chỉ định.

Trước tiên, lập danh mục tài liệu và chia thành ba nhóm:
1. Bản chính thức.
2. Bản đang soạn.
3. Bản có dấu hiệu cũ hoặc mâu thuẫn.

Sau đó tạo bản tóm tắt gồm mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan, quyết định đã chốt, số liệu chính, vấn đề chưa giải quyết, việc phụ thuộc, rủi ro và 5 bước tiếp theo.

Mỗi kết luận quan trọng phải ghi tên file nguồn. Khi hai file mâu thuẫn, nêu rõ mâu thuẫn và không tự chọn bên đúng. Không dùng tài liệu ngoài thư mục trừ khi tôi yêu cầu.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bản tóm tắt dự án có nguồn, dùng được để hướng dẫn người mới hoặc chuẩn bị họp.

Các bước thực hiện

1. Đặt câu hỏi theo quyết định cần hỗ trợ, không hỏi chung chung kiểu “tìm mọi thứ về dự án”.
2. Thu hẹp phạm vi bằng thư mục, khoảng thời gian, người phụ trách hoặc từ khóa.
3. Yêu cầu Gemini trả cả câu trả lời lẫn danh sách nguồn đã dùng.
4. Mở 2 đến 3 nguồn quan trọng nhất để kiểm chứng.
5. Nếu cần hỏi lại nhiều lần, gom các nguồn đã xác nhận vào Gemini Notebook hoặc một thư mục tri thức riêng.
6. Ghi kết quả cuối vào tài liệu quyết định thay vì để nó chỉ nằm trong khung chat.

Prompt mẫu

Tìm trong Drive các tài liệu liên quan đến [CÂU HỎI/QUYẾT ĐỊNH] trong phạm vi [THƯ MỤC/DỰ ÁN/THỜI GIAN].

Ưu tiên tài liệu ở trạng thái hoàn chỉnh, có người phụ trách rõ và ngày cập nhật mới hơn.
Trả về:
- Câu trả lời ngắn.
- Các bằng chứng chính.
- Danh sách file nguồn.
- Điểm mâu thuẫn hoặc chưa đủ dữ liệu.
- Những file có vẻ đã cũ, cần tránh dùng.

Nếu không tìm thấy bằng chứng, nói rõ là không đủ nguồn thay vì suy đoán.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Câu trả lời truy ngược được về file nguồn.

Các bước thực hiện

1. Viết câu hỏi nghiên cứu gắn với quyết định, người đọc và khoảng thời gian.
2. Chạy Deep Research để mở rộng nguồn. Không coi báo cáo tự động là nguồn duy nhất.
3. Chọn các nguồn đáng tin, lưu đường dẫn hoặc tài liệu gốc. Loại nguồn trùng, quá cũ hoặc không truy được.
4. Đưa bộ nguồn đã chọn vào Gemini Notebook.
5. Trong Notebook, yêu cầu đối chiếu từng nhận định, chỉ ra mâu thuẫn, khoảng trống và bằng chứng theo từng nguồn.
6. Viết bản ghi nhớ quyết định trong Docs, tách rõ dữ kiện, giả định, các phương án và đề xuất của chính bạn.

Prompt mẫu

Mục tiêu nghiên cứu là hỗ trợ quyết định [QUYẾT ĐỊNH].
Phạm vi thời gian: [THỜI GIAN].
Ưu tiên nguồn: [LOẠI NGUỒN].

Sau khi tôi nạp nguồn vào notebook, hãy:
1. Lập bảng bằng chứng theo từng nhận định.
2. Chỉ ra nguồn đồng thuận và nguồn mâu thuẫn.
3. Đánh dấu dữ kiện đã cũ hoặc chưa đủ bằng chứng.
4. Tách riêng dữ kiện, giả định và diễn giải.
5. Đề xuất các câu hỏi cần nghiên cứu thêm.

Không đưa ra kết luận nào không truy được về nguồn trong notebook.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một bộ tài liệu nghiên cứu có nguồn đã chọn lọc và bản ghi nhớ kiểm tra lại được.

Các bước thực hiện

1. Mỗi notebook chỉ phục vụ một chủ đề rõ ràng. Không gom mọi dự án vào một notebook khổng lồ.
2. Đặt quy ước đặt tên nguồn gồm tên, loại, ngày và mức độ tin cậy.
3. Nạp nguồn chính trước, sau đó mới thêm nguồn tham khảo.
4. Soạn bộ câu hỏi chuẩn gồm dữ kiện, định nghĩa, điểm mâu thuẫn, điểm chưa biết và hệ quả.
5. Dùng các dạng đầu ra như báo cáo, sơ đồ tư duy, bản tóm tắt âm thanh, video hay bài trình chiếu khi phù hợp, nhưng vẫn giữ nguồn gốc.
6. Mỗi tháng hoặc khi có thay đổi lớn, loại bỏ nguồn cũ và ghi lại lịch sử thay đổi.

Prompt mẫu

Notebook này phục vụ chủ đề [CHỦ ĐỀ] cho [NGƯỜI ĐỌC].

Khi trả lời:
- Ưu tiên nguồn chính và tài liệu mới hơn.
- Ghi nguồn cho nhận định quan trọng.
- Nếu các nguồn mâu thuẫn, trình bày cả hai.
- Phân biệt dữ kiện, diễn giải và đề xuất.
- Khi thiếu bằng chứng, ghi “chưa đủ nguồn”.

Hãy tạo trước:
1. Bản đồ tri thức của chủ đề.
2. 15 câu hỏi cốt lõi.
3. Danh sách điểm mâu thuẫn.
4. Danh sách nguồn cần bổ sung.
5. Bộ câu hỏi thường gặp có trích dẫn nguồn.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một không gian tri thức có cấu trúc, dùng lại được nhiều lần.