Cẩm nang Google AI cho tài khoản cá nhân

Các bước thực hiện

1. Chốt trước bốn nhóm đầu ra gồm lịch quan trọng, email cần trả lời, việc phải chuẩn bị và rủi ro hoặc trùng lịch. Không yêu cầu AI tóm tắt toàn bộ hộp thư.
2. Trong Gemini, bật quyền kết nối các ứng dụng Google cần thiết nếu tài khoản hỗ trợ. Chỉ dùng đúng tài khoản chứa lịch và email cần xử lý.
3. Yêu cầu Gemini lập bản tóm tắt cho một khoảng thời gian cụ thể. Với mỗi cuộc họp, yêu cầu nêu mục tiêu, người liên quan và tài liệu Drive nên đọc trước nếu tìm thấy.
4. Tự đọc lại các email được đánh dấu khẩn. AI chỉ hỗ trợ phân loại, không tự quyết mức ưu tiên cho cam kết tài chính, pháp lý hoặc khách hàng quan trọng.
5. Chuyển những việc đã xác nhận sang Calendar, Tasks hoặc công cụ quản lý việc đang dùng. Nếu một email chứa quyết định dài hạn, ghi quyết định đó vào tài liệu dự án thay vì để nằm trong hộp thư.
6. Lưu prompt thành skill hoặc mẫu cá nhân để sáng hôm sau chỉ cần đổi ngày và danh sách dự án.

Prompt mẫu

Bạn là trợ lý điều hành cá nhân. Hãy dùng ngữ cảnh tôi cho phép từ Gmail và Google Calendar để tạo bản tóm tắt đầu ngày cho [NGÀY].

Chỉ lấy thông tin liên quan đến [DANH SÁCH DỰ ÁN/CHỦ ĐỀ].
Đầu ra gồm:
1. Lịch quan trọng trong 24 giờ tới, sắp theo thời gian.
2. Với mỗi cuộc họp, nêu mục tiêu suy ra từ thư mời hoặc chuỗi email liên quan, tài liệu nên đọc trước và câu hỏi cần chuẩn bị.
3. Email cần trả lời, chia thành ba nhóm: Hôm nay, Có thể chờ, Chỉ cần biết.
4. Hạn chót hoặc cam kết được nhắc trong email.
5. Trùng lịch hoặc rủi ro bỏ sót.

Không tự tạo hạn chót nếu nguồn không nêu. Với mỗi mục quan trọng, ghi rõ nguồn là email, chuỗi email hay sự kiện nào. Nếu thiếu ngữ cảnh, ghi “cần kiểm tra” thay vì đoán.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một bản tóm tắt dài một trang, ưu tiên việc cần làm, có nguồn để mở lại khi cần.

Các bước thực hiện

1. Định nghĩa trước bộ nhóm phân loại, tối đa năm nhóm, ví dụ cần trả lời hôm nay, cần thêm dữ liệu trước khi trả lời, đang chờ người khác, chỉ cần biết và không ưu tiên.
2. Chọn một lô email nhỏ để thử trước. Không đưa cả hộp thư vào quy trình mới ngay ngày đầu.
3. Yêu cầu Gemini phân loại, trích việc cần làm, người liên quan và hạn chót có trong email.
4. Với email cần trả lời, yêu cầu soạn bản nháp nhưng không gửi. Bản nháp phải giữ nguyên số liệu, tên riêng và cam kết trong email gốc.
5. Kiểm giọng văn, người nhận, file đính kèm và những câu có thể tạo cam kết mới. Sau đó mới gửi.
6. Mỗi tuần rà lại các email bị phân loại sai để sửa bộ nhóm hoặc prompt.

Prompt mẫu

Hãy xử lý các email tôi chọn theo bộ nhóm phân loại sau:
- A. Cần trả lời hôm nay
- B. Cần thêm dữ liệu trước khi trả lời
- C. Đang chờ người khác
- D. Chỉ cần biết
- E. Không ưu tiên

Với từng email, trả về nhóm, lý do trong một câu, việc cần làm, hạn chót nếu email có nêu và bản nháp trả lời nếu thuộc nhóm A.

Bản nháp phải ngắn, không thêm cam kết mới, không tự tạo số liệu và không nói rằng tôi đã hoàn thành việc khi chưa có bằng chứng. Nếu thiếu file đính kèm hoặc dữ liệu cần thiết, hãy nêu câu hỏi cần kiểm tra trước khi gửi.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Hộp thư được gom theo việc cần làm, kèm bản nháp sẵn cho nhóm cần trả lời.

Các bước thực hiện

1. Thiết kế cấu trúc cột trước khi trích dữ liệu, ví dụ ngày, người gửi, chủ đề, loại yêu cầu, giá trị, hạn chót, trạng thái, nguồn và ghi chú.
2. Lấy 10 đến 20 email mẫu, yêu cầu Gemini trích dữ liệu đúng theo cấu trúc cột.
3. Đưa dữ liệu vào Sheet và giữ cột Source để quay lại email gốc.
4. Tạo danh sách giá trị hợp lệ cho cột trạng thái và thêm cột Human_review để đánh dấu hàng đã kiểm.
5. Kiểm ngẫu nhiên ít nhất 10 phần trăm số hàng. Với cột tiền hoặc hạn chót, kiểm toàn bộ trong giai đoạn đầu.
6. Chỉ khi cấu trúc cột và cách trích dữ liệu đã ổn định mới dùng Apps Script hoặc công cụ tự động hóa để bớt thao tác lặp.

Prompt mẫu

Từ các email tôi cung cấp, hãy trích dữ liệu theo đúng các cột sau:
Date | Sender | Subject | Request_type | Amount | Deadline | Status | Source | Notes

Quy tắc:
- Không suy đoán Amount hoặc Deadline.
- Nếu không có dữ liệu, để trống và ghi lý do vào Notes.
- Request_type chỉ được dùng một trong các giá trị [DANH SÁCH].
- Status mặc định là New.
- Source phải đủ để tôi tìm lại email gốc.
- Cuối cùng, liệt kê các hàng có độ tin cậy thấp cần người kiểm lại.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một bảng theo dõi có cấu trúc, mỗi hàng truy ngược được về email gốc.

Các bước thực hiện

1. Chia file thành ba nhóm gồm bản chính thức, bản đang soạn và bản lưu trữ. Không để bản nháp cũ trùng tên với bản hoàn chỉnh.
2. Yêu cầu Gemini lập danh mục tài liệu trước khi phân tích. Danh mục cần có tên file, loại tài liệu, ngày hoặc phiên bản nếu nhận ra được.
3. Chỉ định file nào là nguồn ưu tiên. Khi hai file mâu thuẫn, AI phải nêu cả hai thay vì tự chọn.
4. Tạo bản tóm tắt dự án gồm mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan, quyết định đã chốt, số liệu chính, vấn đề còn mở và bước tiếp theo.
5. Mở lại file nguồn để kiểm các nhận định quan trọng.
6. Lưu bản tóm tắt vào Docs trong cùng thư mục và ghi ngày cập nhật.

Prompt mẫu

Hãy tạo bản tóm tắt dự án từ các tài liệu Drive tôi chỉ định.

Trước tiên, lập danh mục tài liệu và chia thành ba nhóm:
1. Bản chính thức.
2. Bản đang soạn.
3. Bản có dấu hiệu cũ hoặc mâu thuẫn.

Sau đó tạo bản tóm tắt gồm mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan, quyết định đã chốt, số liệu chính, vấn đề chưa giải quyết, việc phụ thuộc, rủi ro và 5 bước tiếp theo.

Mỗi kết luận quan trọng phải ghi tên file nguồn. Khi hai file mâu thuẫn, nêu rõ mâu thuẫn và không tự chọn bên đúng. Không dùng tài liệu ngoài thư mục trừ khi tôi yêu cầu.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bản tóm tắt dự án có nguồn, dùng được để hướng dẫn người mới hoặc chuẩn bị họp.

Các bước thực hiện

1. Đặt câu hỏi theo quyết định cần hỗ trợ, không hỏi chung chung kiểu “tìm mọi thứ về dự án”.
2. Thu hẹp phạm vi bằng thư mục, khoảng thời gian, người phụ trách hoặc từ khóa.
3. Yêu cầu Gemini trả cả câu trả lời lẫn danh sách nguồn đã dùng.
4. Mở 2 đến 3 nguồn quan trọng nhất để kiểm chứng.
5. Nếu cần hỏi lại nhiều lần, gom các nguồn đã xác nhận vào Gemini Notebook hoặc một thư mục tri thức riêng.
6. Ghi kết quả cuối vào tài liệu quyết định thay vì để nó chỉ nằm trong khung chat.

Prompt mẫu

Tìm trong Drive các tài liệu liên quan đến [CÂU HỎI/QUYẾT ĐỊNH] trong phạm vi [THƯ MỤC/DỰ ÁN/THỜI GIAN].

Ưu tiên tài liệu ở trạng thái hoàn chỉnh, có người phụ trách rõ và ngày cập nhật mới hơn.
Trả về:
- Câu trả lời ngắn.
- Các bằng chứng chính.
- Danh sách file nguồn.
- Điểm mâu thuẫn hoặc chưa đủ dữ liệu.
- Những file có vẻ đã cũ, cần tránh dùng.

Nếu không tìm thấy bằng chứng, nói rõ là không đủ nguồn thay vì suy đoán.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Câu trả lời truy ngược được về file nguồn.

Các bước thực hiện

1. Viết câu hỏi nghiên cứu gắn với quyết định, người đọc và khoảng thời gian.
2. Chạy Deep Research để mở rộng nguồn. Không coi báo cáo tự động là nguồn duy nhất.
3. Chọn các nguồn đáng tin, lưu đường dẫn hoặc tài liệu gốc. Loại nguồn trùng, quá cũ hoặc không truy được.
4. Đưa bộ nguồn đã chọn vào Gemini Notebook.
5. Trong Notebook, yêu cầu đối chiếu từng nhận định, chỉ ra mâu thuẫn, khoảng trống và bằng chứng theo từng nguồn.
6. Viết bản ghi nhớ quyết định trong Docs, tách rõ dữ kiện, giả định, các phương án và đề xuất của chính bạn.

Prompt mẫu

Mục tiêu nghiên cứu là hỗ trợ quyết định [QUYẾT ĐỊNH].
Phạm vi thời gian: [THỜI GIAN].
Ưu tiên nguồn: [LOẠI NGUỒN].

Sau khi tôi nạp nguồn vào notebook, hãy:
1. Lập bảng bằng chứng theo từng nhận định.
2. Chỉ ra nguồn đồng thuận và nguồn mâu thuẫn.
3. Đánh dấu dữ kiện đã cũ hoặc chưa đủ bằng chứng.
4. Tách riêng dữ kiện, giả định và diễn giải.
5. Đề xuất các câu hỏi cần nghiên cứu thêm.

Không đưa ra kết luận nào không truy được về nguồn trong notebook.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một bộ tài liệu nghiên cứu có nguồn đã chọn lọc và bản ghi nhớ kiểm tra lại được.

Các bước thực hiện

1. Mỗi notebook chỉ phục vụ một chủ đề rõ ràng. Không gom mọi dự án vào một notebook khổng lồ.
2. Đặt quy ước đặt tên nguồn gồm tên, loại, ngày và mức độ tin cậy.
3. Nạp nguồn chính trước, sau đó mới thêm nguồn tham khảo.
4. Soạn bộ câu hỏi chuẩn gồm dữ kiện, định nghĩa, điểm mâu thuẫn, điểm chưa biết và hệ quả.
5. Dùng các dạng đầu ra như báo cáo, sơ đồ tư duy, bản tóm tắt âm thanh, video hay bài trình chiếu khi phù hợp, nhưng vẫn giữ nguồn gốc.
6. Mỗi tháng hoặc khi có thay đổi lớn, loại bỏ nguồn cũ và ghi lại lịch sử thay đổi.

Prompt mẫu

Notebook này phục vụ chủ đề [CHỦ ĐỀ] cho [NGƯỜI ĐỌC].

Khi trả lời:
- Ưu tiên nguồn chính và tài liệu mới hơn.
- Ghi nguồn cho nhận định quan trọng.
- Nếu các nguồn mâu thuẫn, trình bày cả hai.
- Phân biệt dữ kiện, diễn giải và đề xuất.
- Khi thiếu bằng chứng, ghi “chưa đủ nguồn”.

Hãy tạo trước:
1. Bản đồ tri thức của chủ đề.
2. 15 câu hỏi cốt lõi.
3. Danh sách điểm mâu thuẫn.
4. Danh sách nguồn cần bổ sung.
5. Bộ câu hỏi thường gặp có trích dẫn nguồn.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một không gian tri thức có cấu trúc, dùng lại được nhiều lần.

Các bước thực hiện

1. Chốt câu hỏi, người đọc và quyết định mà báo cáo cần hỗ trợ.
2. Lập dàn ý trước. Mỗi phần phải có mục tiêu và nguồn dự kiến.
3. Đưa bằng chứng từ Drive hoặc Notebook vào từng phần, không yêu cầu AI viết cả tài liệu trong một lần.
4. Yêu cầu Gemini viết bản nháp theo từng phần, để chỗ trống đánh dấu cho số liệu chưa xác minh.
5. Rà riêng một lượt cho dữ kiện, lập luận, giọng văn và các ý lặp.
6. Đưa bản hoàn chỉnh về thư mục nguồn và ghi ngày cập nhật.

Prompt mẫu

Viết phần [TÊN PHẦN] của báo cáo cho [NGƯỜI ĐỌC].

Mục tiêu của phần này: [MỤC TIÊU].
Nguồn được phép dùng: [DANH SÁCH].
Giọng viết: [PHONG CÁCH].

Quy tắc:
- Không thêm số liệu ngoài nguồn.
- Nhận định quan trọng phải gắn nguồn hoặc ghi [CẦN NGUỒN].
- Tách rõ dữ kiện và diễn giải.
- Không lặp lại ý đã có ở phần trước.
- Cuối phần, tạo bảng “Cần kiểm tra” gồm nhận định, nguồn và trạng thái.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Báo cáo dài có cấu trúc và bảng đối chiếu bằng chứng.

Các bước thực hiện

1. Thu thập nguồn và phân biệt đâu là quy trình đang áp dụng, đâu chỉ là kinh nghiệm cá nhân.
2. Dùng Notebook hoặc Gemini vẽ sơ đồ quy trình gồm điểm bắt đầu, đầu vào, các bước, điểm ra quyết định, đầu ra và người phụ trách.
3. Hỏi thêm người làm hoặc bổ sung những điểm AI đánh dấu là thiếu bằng chứng.
4. Viết SOP theo đúng thứ tự thực hiện, thêm danh sách kiểm tra và tiêu chí hoàn thành.
5. Chạy thử SOP với một trường hợp thật, ghi lại bước còn mơ hồ hoặc phụ thuộc ngầm.
6. Cập nhật phiên bản, người phụ trách và ngày rà soát.

Prompt mẫu

Từ các nguồn tôi cung cấp, hãy viết thành SOP có thể giao cho người mới.

Cấu trúc gồm:
- Mục tiêu và phạm vi.
- Điểm bắt đầu quy trình.
- Đầu vào bắt buộc.
- Vai trò và người phụ trách.
- Các bước theo đúng thứ tự.
- Điểm ra quyết định.
- Đầu ra và tiêu chí hoàn thành.
- Danh sách kiểm tra.
- Lỗi thường gặp và cách xử lý.
- Trường hợp phải chuyển cấp xử lý.

Không tự bổ sung chính sách nếu nguồn không có. Đánh dấu [CẦN XÁC NHẬN] ở những chỗ quy trình còn mơ hồ.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

SOP chạy thử và dùng đào tạo được.

Các bước thực hiện

1. Xác định mỗi hàng đại diện cho cái gì. Một hàng phải luôn là một đối tượng hoặc một sự kiện cùng loại.
2. Chuẩn hóa tiêu đề cột, ngày, tiền tệ, múi giờ, danh mục và ô trống.
3. Lập từ điển dữ liệu cho các cột quan trọng.
4. Dùng Gemini phát hiện giá trị bất thường, hàng trùng hoặc gợi ý công thức, nhưng không chấp nhận ngay.
5. Kiểm mẫu bằng tay và đối chiếu tổng với nguồn.
6. Chỉ tạo bảng tổng hợp, biểu đồ hay rút nhận định sau khi đã qua bước kiểm tra.

Prompt mẫu

Hãy rà soát cấu trúc bảng này trước khi phân tích.

Kiểm tra:
1. Mỗi hàng đại diện cho cái gì, có nhất quán không.
2. Tiêu đề cột mơ hồ hoặc trùng nghĩa.
3. Kiểu dữ liệu không nhất quán.
4. Ngày, múi giờ, tiền tệ và đơn vị.
5. Hàng trùng.
6. Ô bị thiếu dữ liệu.
7. Cột có nguy cơ chứa nhiều khái niệm trong một ô.

Không sửa dữ liệu trực tiếp. Trước tiên, trả về danh sách vấn đề, mức ảnh hưởng và cách sửa đề xuất. Sau đó, đề xuất từ điển dữ liệu cho bảng.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bảng dữ liệu sạch hơn, kèm từ điển dữ liệu.

Các bước thực hiện

1. Thiết kế bộ nhãn ngắn, không chồng lấn và có định nghĩa cho từng nhãn.
2. Tạo 20 hàng mẫu chuẩn do người tự gắn nhãn bằng tay.
3. Viết prompt cho hàm AI, chỉ cho phép trả về một nhãn trong bộ nhãn.
4. Chạy thử trên một lô nhỏ và so với 20 hàng mẫu chuẩn.
5. Thêm các cột AI_output, Human_review, Final thay vì ghi đè dữ liệu gốc.
6. Chỉ áp cho toàn bảng khi độ chính xác đủ cho mục đích sử dụng.

Prompt mẫu

Phân loại nội dung ở ô [Ô] vào đúng một nhãn trong danh sách sau:
[DANH SÁCH NHÃN]

Định nghĩa nhãn:
[ĐỊNH NGHĨA]

Chỉ trả về tên nhãn, không giải thích.
Nếu không đủ thông tin, trả về REVIEW.
Không suy đoán thông tin ngoài nội dung của ô.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một cột phân loại hàng loạt, truy vết được và đã qua rà soát.

Các bước thực hiện

1. Chọn cột có quy luật đủ rõ, ví dụ chuẩn hóa tên, tách các thành phần của một chuỗi, gán danh mục theo mẫu.
2. Tự điền một bộ ví dụ đại diện, gồm cả các trường hợp đặc biệt.
3. Chạy Smart Fill và xem trước kết quả gợi ý.
4. Không chấp nhận toàn bộ nếu quy luật có ngoại lệ quan trọng.
5. Kiểm mẫu sau khi điền và đánh dấu các hàng ngoại lệ.
6. Ghi lại quy luật vào từ điển dữ liệu.

Prompt mẫu

Nếu giao diện cho phép mô tả yêu cầu, hãy dùng các quy tắc sau:
- Biến đổi [CỘT NGUỒN] thành [CỘT ĐÍCH].
- Giữ nguyên tên riêng.
- Không đoán dữ liệu bị thiếu.
- Với trường hợp không khớp quy luật, để trống hoặc ghi REVIEW.

Ví dụ đúng:
[3 ĐẾN 5 VÍ DỤ]

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Cột được điền nhanh theo quy luật và có kiểm soát.

Các bước thực hiện

1. Chuẩn hóa cấu trúc cột và chọn một việc cụ thể. Không yêu cầu canvas “làm ứng dụng cho mọi thứ”.
2. Chọn kiểu giao diện phù hợp, ví dụ Kanban theo trạng thái, bảng điều khiển theo KPI hoặc công cụ tính kịch bản.
3. Mô tả bộ lọc, KPI, thao tác và những cột được phép sửa.
4. Tạo canvas và kiểm việc đồng bộ hai chiều với bảng nguồn. Sửa trên canvas sẽ cập nhật ngay vào Sheet và ngược lại.
5. Đối chiếu ít nhất 5 dòng dữ liệu và toàn bộ KPI với dữ liệu gốc.
6. Chỉ dùng làm giao diện làm việc hằng ngày sau khi đã kiểm quyền chỉnh sửa và cách xử lý ô thiếu dữ liệu.

Prompt mẫu

Tạo một canvas từ bảng này để hỗ trợ quyết định [QUYẾT ĐỊNH].

Giao diện chính: [KANBAN/BẢNG ĐIỀU KHIỂN/TÍNH KỊCH BẢN].
KPI cần hiển thị: [DANH SÁCH].
Bộ lọc: [DANH SÁCH].
Cột được phép thay đổi: [DANH SÁCH].
Cột chỉ được xem: [DANH SÁCH].

Không tự tạo KPI mới. Nếu thiếu dữ liệu hoặc định nghĩa KPI chưa rõ, hiển thị cảnh báo thay vì ước tính. Sau khi tạo xong, liệt kê thành phần nào trên canvas lấy từ cột nào của bảng nguồn.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một ứng dụng nhỏ, gọn, bám sát dữ liệu trong Sheet.

Các bước thực hiện

1. Viết câu hỏi kinh doanh trước khi hỏi AI.
2. Yêu cầu AI kiểm chất lượng dữ liệu và định nghĩa chỉ số.
3. Phân tích mô tả gồm xu hướng, phân khúc, giá trị bất thường và so sánh giữa các kỳ.
4. Tách giả thuyết khỏi dữ kiện. Với mỗi giả thuyết, nêu dữ liệu cần kiểm thêm.
5. Chuyển nhận định thành các phương án quyết định và việc làm tiếp theo.
6. Đưa kết luận đã duyệt sang Docs hoặc Slides.

Prompt mẫu

Phân tích bảng này để trả lời câu hỏi [CÂU HỎI KINH DOANH].

Trước khi kết luận, hãy kiểm:
- Mỗi hàng đại diện cho cái gì.
- Dữ liệu bị thiếu.
- Kỳ so sánh.
- Định nghĩa KPI.

Đầu ra gồm:
1. 5 dữ kiện quan trọng nhất.
2. Phân khúc hoặc giá trị bất thường đáng chú ý.
3. 3 giả thuyết có thể giải thích, ghi rõ đây là giả thuyết.
4. Dữ liệu cần kiểm thêm.
5. 3 hành động khả thi và chỉ số để theo dõi.

Không dùng tương quan làm bằng chứng cho quan hệ nhân quả.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Nhận định gắn với quyết định và chỉ số theo dõi.

Các bước thực hiện

1. Chốt một câu thông điệp chính và hành động mong muốn sau khi người xem xem xong.
2. Lập dàn trang trước, mỗi trang gồm tiêu đề, luận điểm và bằng chứng.
3. Chỉ định file nguồn và bài trình chiếu mẫu về phong cách nếu tính năng hỗ trợ.
4. Tạo cả bài hoặc từng phần. Mỗi trang chỉ giữ một luận điểm chính.
5. Kiểm số liệu, nhận định, hình ảnh và mạch chuyển giữa các trang.
6. Tự chỉnh thứ bậc chữ, khoảng trắng và lời kêu gọi hành động trước khi dùng.

Prompt mẫu

Tạo bài trình chiếu cho [NGƯỜI XEM] về [CHỦ ĐỀ], dựa trên [NGUỒN].

Sau khi xem, người xem cần [HÀNH ĐỘNG].
Trước tiên, lập dàn trang 10 đến 12 trang. Mỗi trang gồm tiêu đề, thông điệp chính, bằng chứng và gợi ý hình minh họa.
Chỉ tạo nội dung chi tiết sau khi tôi duyệt dàn trang.

Quy tắc:
- Mỗi trang một luận điểm.
- Không thêm số liệu ngoài nguồn.
- Ghi nguồn cho nhận định quan trọng.
- Ưu tiên biểu đồ hoặc bố cục trực quan khi phù hợp.
- Kết thúc bằng quyết định hoặc lời kêu gọi hành động rõ ràng.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bài trình chiếu hoàn chỉnh, chỉnh sửa được trong Slides.

Các bước thực hiện

1. Chọn 2 đến 3 trang mẫu làm chuẩn về thứ bậc chữ và khoảng cách.
2. Viết quy tắc thương hiệu ngắn, tránh mô tả mơ hồ như “đẹp và hiện đại”.
3. Yêu cầu AI đề xuất chỉnh từng trang theo chuẩn, không thay đổi toàn bộ phong cách.
4. Kiểm sự thống nhất của tiêu đề, thân bài, biểu đồ, hình ảnh và lời kêu gọi hành động.
5. Bỏ biểu tượng hoặc chi tiết trang trí không phục vụ thông điệp.
6. Chốt bản hoàn chỉnh và lưu thành mẫu cho lần sau.

Prompt mẫu

Rà soát bài trình chiếu này theo các quy tắc thương hiệu sau:
[QUY TẮC THƯƠNG HIỆU]

Ưu tiên:
- Thứ bậc chữ rõ ràng.
- Ít chữ.
- Một phong cách xuyên suốt.
- Không thêm biểu tượng hay chi tiết trang trí không liên quan.
- Giữ nguyên số liệu và thông điệp.

Với từng trang, chỉ nêu 1 đến 3 thay đổi có tác động lớn nhất. Không đổi phong cách nếu lỗi chỉ nằm ở nội dung.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bài trình chiếu nhất quán, kèm mẫu dùng lại được.

Các bước thực hiện

1. Chọn tài liệu gốc đã kiểm duyệt, không dùng bản nháp.
2. Rút nội dung thành kịch bản phân cảnh gồm mục tiêu từng cảnh, lời thoại, hình ảnh và thời lượng.
3. Tạo bản nháp trong Vids từ tài liệu gốc nếu tài khoản hỗ trợ.
4. Kiểm giọng đọc, phụ đề, hình ảnh và các nhận định.
5. Bỏ những cảnh không phục vụ mục tiêu.
6. Xuất hoặc chia sẻ với quyền phù hợp, lưu đường dẫn video cạnh tài liệu gốc.

Prompt mẫu

Chuyển tài liệu này thành video dài [THỜI LƯỢNG] cho [NGƯỜI XEM].

Trước tiên, tạo kịch bản phân cảnh theo các cột:
Cảnh | Mục tiêu | Lời đọc | Hình ảnh | Chữ trên màn hình | Thời lượng

Giữ nguyên dữ kiện và số liệu từ nguồn. Mỗi cảnh chỉ có một ý chính. Không thêm nhận định mới. Lời kêu gọi cuối video là [LỜI KÊU GỌI]. Giọng điệu: [GIỌNG ĐIỆU].

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Video bám sát tài liệu gốc và dễ cập nhật.

Các bước thực hiện

1. Thiết kế câu hỏi theo đúng dữ liệu cần cho quyết định.
2. Đưa câu trả lời về Sheets với cột mã, thời gian và trạng thái.
3. Dùng AI phân loại hoặc tóm tắt trên trang tính tạm.
4. Kiểm các trường hợp thiếu dữ liệu và soạn câu hỏi bổ sung.
5. Soạn bản nháp email phản hồi theo từng nhóm, nhưng giữ bước duyệt trước khi gửi.
6. Theo dõi thời gian phản hồi và tỷ lệ biểu mẫu thiếu thông tin để cải tiến câu hỏi.

Prompt mẫu

Từ một câu trả lời biểu mẫu, hãy trả về các cột:
Category | Priority | Missing_information | Suggested_next_step | Draft_reply

Bộ nhóm phân loại: [DANH SÁCH].
Không suy đoán dữ liệu người gửi chưa cung cấp.
Nếu thiếu trường bắt buộc, không tự nâng Priority và Draft_reply phải hỏi bổ sung thông tin.
Không gửi email, chỉ tạo bản nháp.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Thông tin tiếp nhận có cấu trúc, kèm bản nháp phản hồi.

Các bước thực hiện

1. Chọn một việc hẹp. Không tạo “siêu trợ lý làm mọi việc”.
2. Viết hướng dẫn gồm vai trò, đầu vào bắt buộc, các bước xử lý, tài liệu tham khảo, khuôn đầu ra, rào chắn an toàn và cách tự kiểm.
3. Thêm 3 ví dụ tốt và 2 ví dụ sai nếu công cụ cho phép đính kèm tài liệu tham khảo.
4. Thử với những trường hợp cũ đã biết đáp án.
5. Sửa hướng dẫn dựa trên lỗi thật, không chỉ thêm câu “hãy cẩn thận”.
6. Lưu bản hướng dẫn gốc trong Docs để không phụ thuộc vào một giao diện hay một tên tính năng.

Prompt mẫu

VAI TRÒ
Bạn là [VAI TRÒ], chịu trách nhiệm [VIỆC CẦN LÀM].

ĐẦU VÀO BẮT BUỘC
Chỉ bắt đầu khi có [ĐẦU VÀO]. Nếu thiếu, hỏi lại tối đa 3 câu.

CÁC BƯỚC
1. [BƯỚC 1]
2. [BƯỚC 2]
3. [BƯỚC 3]

TÀI LIỆU THAM KHẢO
Ưu tiên [NGUỒN]. Không dùng dữ liệu ngoài nguồn nếu chưa được phép.

ĐẦU RA
Trả về theo cấu trúc [CẤU TRÚC].

RÀO CHẮN AN TOÀN
Không bịa số liệu. Tách dữ kiện và giả định. Với việc rủi ro cao, chỉ dừng ở bản nháp.

TỰ KIỂM TRA
Trước khi trả kết quả, tự kiểm theo [5 TIÊU CHÍ].

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một trợ lý dùng lại được, có khuôn đầu vào, đầu ra và bộ trường hợp thử.

Các bước thực hiện

1. Chọn việc rủi ro thấp như tổng hợp tin, nhắc lịch rà soát hoặc soạn sẵn bản nháp.
2. Kiểm tài khoản đã có Spark và điều kiện sử dụng thực tế.
3. Mô tả quy trình gồm thời điểm kích hoạt, ngữ cảnh, quy tắc quyết định, thao tác và điểm dừng.
4. Cấp quyền ở mức tối thiểu. Nếu chỉ cần đọc, không cấp quyền ghi.
5. Chạy thử bằng tay trước khi để trợ lý chạy theo lịch.
6. Định kỳ xem nhật ký và kết quả, tắt đi nếu quy trình bắt đầu sinh nhiều ngoại lệ.

Prompt mẫu

Mục tiêu của trợ lý: [MỤC TIÊU].
Chạy khi: [THỜI ĐIỂM].
Nguồn được phép đọc: [NGUỒN].
Thao tác được phép: [THAO TÁC].
Không được phép: [DANH SÁCH].
Khi gặp [RỦI RO/THIẾU DỮ LIỆU], dừng lại và chờ tôi duyệt.
Mỗi lần chạy, ghi nhật ký ngắn gồm dữ liệu đã dùng, thao tác đã đề xuất hoặc đã làm và vấn đề cần tôi xem lại.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một trợ lý cá nhân phạm vi hẹp, có rào chắn an toàn.

Các bước thực hiện

1. Chọn việc có đầu vào và đầu ra rõ ràng.
2. Tạo bộ 10 đến 30 trường hợp thử, ưu tiên dữ liệu giả hoặc đã bỏ thông tin nhạy cảm.
3. Viết hướng dẫn hệ thống và cấu trúc đầu ra.
4. Thử các mô hình và prompt, ghi lại lỗi theo từng nhóm.
5. Chỉ khi đạt bộ thử mới tính tới API, Apps Script hay ứng dụng riêng.
6. Trước khi dùng thật, kiểm hạn mức, quyền riêng tư, nhật ký, cách quản lý khóa API và chi phí.

Prompt mẫu

SYSTEM
Bạn xử lý [VIỆC CẦN LÀM].
Chỉ dùng dữ liệu trong đầu vào.
Trả JSON theo cấu trúc sau:
[CẤU TRÚC]

QUY TẮC
- Không thêm trường ngoài cấu trúc.
- Nếu thiếu dữ liệu, dùng null.
- confidence có giá trị từ 0 đến 1.
- reason tối đa 30 từ.
- Với trường hợp không chắc chắn, đặt needs_review=true.

ĐÁNH GIÁ
Đạt khi [TIÊU CHÍ].

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Bản thử nghiệm có bộ trường hợp thử và tiêu chí đạt.

Các bước thực hiện

1. Thiết kế Drive với tối thiểu bốn vùng gồm Inbox, Active, Knowledge và Archive. Dự án nào cũng có tài liệu gốc rõ ràng.
2. Dùng Gemini cho suy luận mở, Gemini Notebook cho câu trả lời bám nguồn và các ứng dụng Workspace cho sản phẩm cuối.
3. Đóng gói 3 đến 5 quy trình lặp lại bằng mẫu hoặc skill, thay vì viết prompt ngẫu hứng.
4. Chỉ tự động hóa quy trình đã chạy tay ổn định. Không dùng Apps Script hay trợ lý tự động để che một quy trình còn mơ hồ.
5. Nếu nối ChatGPT hoặc Claude với Drive, giới hạn trong một thư mục, kiểm phạm vi quyền OAuth, ưu tiên quyền chỉ đọc hoặc chỉ soạn nháp. Cần hiểu rằng dữ liệu đi sang nhà cung cấp khác sẽ chịu thêm chính sách của họ.
6. Mỗi tháng rà lại nguồn đã cũ, quyền truy cập, quy trình không còn giá trị và prompt đã lệch so với ban đầu.

Prompt mẫu

Hãy rà soát hệ thống làm việc với AI của tôi theo 6 lớp:
1. Danh tính và quyền truy cập.
2. Dữ liệu và nguồn dữ liệu gốc.
3. Ngữ cảnh cấp cho AI.
4. Cách chọn công cụ AI.
5. Quy trình làm việc.
6. Quy tắc quản lý của cá nhân.

Danh sách việc lặp lại: [DANH SÁCH].
Công cụ đang dùng: [DANH SÁCH].
Dữ liệu chính nằm ở: [VỊ TRÍ].

Hãy chỉ ra:
- Chỗ đang sao chép và dán không cần thiết.
- Chỗ dữ liệu bị phân mảnh.
- Quy trình nên đóng gói.
- Quy trình có thể tự động hóa về sau.
- Kết nối đang được cấp quyền quá rộng.
- 5 thay đổi nên làm trước, xếp theo tác động và công sức.

Luồng dữ liệu

Đầu ra mong đợi

Một hệ thống làm việc cá nhân có nguồn dữ liệu gốc, quy trình dùng lại được và quy tắc rõ cho các kết nối.